Agent de contrôle documentaire pour paysagiste concepteur

Maîtrise d'œuvre des espaces extérieurs, de l'analyse du site au suivi de la garantie de reprise, vendue en honoraires aux collectivités et aménageurs.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur paysagiste concepteur.

Vocabulaire

Palette végétale: La liste des essences, forces et densités choisies pour le sol, le climat et les usages du site.
Fascicule 35: Le fascicule du CCTG qui fixe les règles des travaux d'espaces verts et de paysage.
Garantie de reprise: L'obligation de l'entreprise de remplacer les végétaux morts après la réception.
Parachèvement: Les soins d'arrosage, de taille et de désherbage après plantation jusqu'à la réception définitive.
Fosse d'arbre: Le volume de terre préparé pour un arbre urbain, qui décide de sa survie.
Missions de maîtrise d'œuvre: Les phases esquisse, avant-projet, projet, consultation, visa, direction et réception des travaux.

Documents

Plan de plantation: Il implante chaque végétal et sert au chiffrage et au contrôle à la réception.
CCTP: Il décrit les ouvrages, les fournitures et les soins exigés des entreprises paysagistes.
DPGF: Elle décompose le prix global des travaux par poste et permet de comparer les offres.
Compte rendu de chantier: Il consigne avancement, décisions et réserves à chaque réunion.

Règles

Le sol et l'eau se connaissent avant de choisir une essence.

Aucune espèce exotique envahissante n'entre dans une palette végétale.

Un arbre existant ne s'abat pas sans diagnostic et accord du maître d'ouvrage.

Spécificités

Le mètre carré aménagé: L'unité de surface des projets, par nature de sol planté ou minéral.
Le pourcentage des travaux: Le mode de rémunération courant des missions de maîtrise d'œuvre paysagère.
La force d'un arbre: La circonférence du tronc à un mètre, qui fixe le prix et la reprise.
La collectivité maître d'ouvrage: Elle attend un espace public durable, sobre à entretenir et accepté des habitants.
Les services d'entretien des espaces verts: Ils attendent des choix de végétaux et de sols qu'ils sauront gérer.
Les entreprises paysagistes: Elles attendent des pièces écrites claires et des quantités justes.
Les gestionnaires de réseaux: Ils attendent que les plantations respectent les distances aux réseaux enterrés.; Les plantations se font de novembre à mars, hors gel, ce qui cale tout le calendrier des chantiers.; Les concours et consultations publiques imposent leurs dates de rendu.; La garantie de reprise se constate après une saison de végétation.