Assistant commercial administratif pour opérateur postal et tri du courrier, sur Microsoft 365

Courrier et colis collectés, triés en plateforme industrielle puis distribués par des tournées de facteurs que l'on réorganise à mesure que la lettre baisse et que le colis monte.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Préparer les devisÉtablir les devis au tarif en vigueur, appliquer la remise seulement si elle entre dans la délégation du commercial, et soumettre les autres à l'accord écrit de qui peut les accorder. Dans Microsoft 365.
Enregistrer les commandes reçuesComparer chaque commande au devis accepté sur les références, quantités, prix, règlement et livraison, et arrêter l'enregistrement dès qu'un écart apparaît pour le poser en question au client.
Émettre les accusés de réceptionConfirmer au client la commande enregistrée avec le délai donné par la production ou le fournisseur, et n'annoncer aucune date tant qu'elle n'a pas été confirmée par eux.
Suivre les commandes en coursTenir ce qui doit partir, ce qui a glissé et ce qui attend une pièce ou un règlement, et prévenir le commercial le jour même de tout glissement de date afin qu'il devance le client. Dans Microsoft 365.
Relancer les devis sans réponseRelancer au rythme convenu les devis restés sans réponse et inscrire la réponse obtenue, y compris un refus et son motif, pour que les affaires perdues puissent être comprises.
Tenir le CRM à jourConsigner après chaque échange ce qui a été dit par le client ou rapporté par le commercial, sans y mêler d'interprétation, et rattacher l'échange au devis ou à la commande concernés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur opérateur postal et tri du courrier.

Vocabulaire

Plateforme industrielle courrier: Centre de tri mécanisé qui trie le courrier d'une région par département et par plateforme de distribution.
Plateforme de distribution: Établissement d'où partent les tournées des facteurs, après le tri à la tournée.
Tournée: Itinéraire quotidien d'un facteur avec ses points de remise, à pied, à vélo ou en véhicule.
Point de remise: Boîte aux lettres ou adresse desservie, unité de compte de la tournée.
Objet suivi: Lettre recommandée, colis ou envoi tracé, remis contre signature ou flashé.
Instance: Objet non remis, avisé et gardé à disposition du destinataire pendant un délai.

Documents

Plan de tournée: Itinéraire, points de remise et horaires de chaque tournée de distribution.
Mesure de charge des tournées: Volumes et temps par tournée, base de toute réorganisation.
Dossier de réorganisation: Scénarios, chiffres et calendrier présentés aux équipes et à leurs représentants.
Tableau de bord qualité de service: Délais de distribution, objets non distribués et réclamations par établissement.

Règles

Aucune tournée ne dépasse la durée de travail prévue pour le facteur.

Une réorganisation ne s'annonce qu'après décision du directeur d'établissement et concertation.

Les objets suivis ne se remettent que contre signature ou preuve de distribution.

Spécificités

Objet: Unité de compte du trafic : lettre, imprimé, objet suivi ou colis.
Point de remise desservi: Mesure de la taille d'une tournée, indépendante des volumes du jour.
Le destinataire: Attend son courrier et ses colis à temps, et un avis clair quand il est absent.
L'entreprise cliente: Dépose des envois en nombre et attend des délais tenus et un suivi des objets.
Le facteur: Attend une tournée qui tient dans sa journée et une réorganisation expliquée.
L'autorité de régulation des postes: Contrôle la qualité du service universel et ses indicateurs.; Le tri de nuit en plateforme industrielle alimente les tournées du matin.; La fin d'année fait la pointe des colis, et l'été celle des congés à couvrir.; Les réorganisations des tournées se préparent plusieurs mois avant leur mise en place.