Agent de recouvrement pour opérateur postal et tri du courrier, sur Microsoft 365

Courrier et colis collectés, triés en plateforme industrielle puis distribués par des tournées de facteurs que l'on réorganise à mesure que la lettre baisse et que le colis monte.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Vérifier avant de relancerContrôler pour chaque créance qu'elle est échue, non contestée, sans délai consenti, et qu'aucun encaissement du jour ne la solde déjà.
Préparer les relances du jourÉcrire les rappels et relances fermes du palier atteint, sans sauter d'étape ni annoncer de procédure non décidée, en citant les factures et leurs échéances.
Noter les contacts et les promessesConsigner pour chaque échange la date, le canal, l'interlocuteur et ce qui a été dit, ainsi que toute promesse de paiement avec son montant et sa date.
Suivre les promesses de paiementVérifier à leur échéance les promesses enregistrées et relancer celles qui ne sont pas tenues en les citant, plutôt que de recommencer une relance générique.
Préparer les mises en demeureRédiger la mise en demeure du dossier arrivé au dernier palier, avec le détail des factures et des relances précédentes, et la soumettre au responsable qui l'envoie. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur opérateur postal et tri du courrier.

Vocabulaire

Plateforme industrielle courrier: Centre de tri mécanisé qui trie le courrier d'une région par département et par plateforme de distribution.
Plateforme de distribution: Établissement d'où partent les tournées des facteurs, après le tri à la tournée.
Tournée: Itinéraire quotidien d'un facteur avec ses points de remise, à pied, à vélo ou en véhicule.
Point de remise: Boîte aux lettres ou adresse desservie, unité de compte de la tournée.
Objet suivi: Lettre recommandée, colis ou envoi tracé, remis contre signature ou flashé.
Instance: Objet non remis, avisé et gardé à disposition du destinataire pendant un délai.

Documents

Plan de tournée: Itinéraire, points de remise et horaires de chaque tournée de distribution.
Mesure de charge des tournées: Volumes et temps par tournée, base de toute réorganisation.
Dossier de réorganisation: Scénarios, chiffres et calendrier présentés aux équipes et à leurs représentants.
Tableau de bord qualité de service: Délais de distribution, objets non distribués et réclamations par établissement.

Règles

Aucune tournée ne dépasse la durée de travail prévue pour le facteur.

Une réorganisation ne s'annonce qu'après décision du directeur d'établissement et concertation.

Les objets suivis ne se remettent que contre signature ou preuve de distribution.

Spécificités

Objet: Unité de compte du trafic : lettre, imprimé, objet suivi ou colis.
Point de remise desservi: Mesure de la taille d'une tournée, indépendante des volumes du jour.
Le destinataire: Attend son courrier et ses colis à temps, et un avis clair quand il est absent.
L'entreprise cliente: Dépose des envois en nombre et attend des délais tenus et un suivi des objets.
Le facteur: Attend une tournée qui tient dans sa journée et une réorganisation expliquée.
L'autorité de régulation des postes: Contrôle la qualité du service universel et ses indicateurs.; Le tri de nuit en plateforme industrielle alimente les tournées du matin.; La fin d'année fait la pointe des colis, et l'été celle des congés à couvrir.; Les réorganisations des tournées se préparent plusieurs mois avant leur mise en place.