Agent de contrôle documentaire pour négoce et trading de matières premières et d'énergie

Salles de négoce qui achètent et vendent gaz, électricité, pétrole, grains et métaux, au physique comme sur les marchés à terme : chaque contrat se livre, se couvre et se contrôle chaque soir.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur négoce et trading de matières premières et d'énergie.

Vocabulaire

Position physique: Quantités achetées et vendues par point de livraison et par jour, que la programmation transforme en nominations.
Nomination: Déclaration au gestionnaire de réseau des quantités de gaz ou d'électricité à injecter et soutirer, avant une heure limite.
Responsable d'équilibre: Acteur qui répond financièrement des écarts entre injections et soutirages de son périmètre.
Courbe à terme: Prix par échéance future d'une marchandise, base de la valorisation quotidienne des contrats.
Lettre de crédit: Engagement d'une banque de payer le vendeur sur présentation de documents conformes aux termes fixés.
Incoterm: Règle qui fixe qui affrète, assure et supporte le risque à chaque étape du transport de la marchandise.

Documents

Confirmation de contrat: Elle reprend marchandise, quantité, prix, livraison et paiement ; tout écart avec la contrepartie se règle avant exécution.
Connaissement: Titre représentatif de la marchandise chargée ; sa conformité conditionne le paiement par lettre de crédit.
Certificat d'inspection: Il fixe le poids et la qualité constatés par l'inspecteur indépendant et fonde la facture finale.
Rapport quotidien de risques: Il donne résultat, valeur en risque et limites de chaque desk, avec les dépassements et leur cause.
Facture d'écart: Elle chiffre les déséquilibres du périmètre ; elle se rapproche des allocations publiées par le réseau.

Règles

Aucune nomination ne part et aucun document n'est présenté à une banque sans validation humaine.

Le contrôle des courbes, des résultats et des limites est indépendant des traders.

Une limite dépassée se signale le jour même au responsable des risques, avec sa cause.

L'agent ne passe aucune opération de marché et ne signe aucun contrat.

Spécificités

Mégawattheure: Unité d'échange de l'électricité et du gaz sur les marchés de gros et dans les nominations.
Tonne métrique: Unité des grains, oléagineux, métaux et produits pétroliers, avec la tolérance contractuelle en plus ou moins.
Valeur en risque: Perte potentielle d'un portefeuille à un jour, comparée aux limites de chaque desk et de la salle.
Les traders: Ils attendent des nominations sans faute, des contrats exécutés et un résultat expliqué chaque matin.
Les gestionnaires de réseau de transport: Ils attendent des nominations à l'heure et appliquent les écarts au prix d'écart.
Les banques et inspecteurs: Ils attendent des documents conformes à la lettre de crédit et des mandats d'inspection clairs.
Le responsable des risques: Il fixe mandats et limites, et décide des dépassements signalés par le middle office.
Le régulateur de l'énergie: Il surveille les déclarations de transactions et l'intégrité des marchés de gros.; Les nominations du lendemain partent avant les heures limites des réseaux, week-ends et jours fériés compris.; Le middle office arrête chaque soir courbes, résultats et valeur en risque, avant l'ouverture du lendemain.; Les contrats physiques suivent les périodes de chargement des navires, du contrat à la facture finale.; L'hiver et les vagues de froid concentrent les risques de volume et de prix sur le gaz et l'électricité.