Agent de traitement de formulaires pour négoce électrique

Références normalisées, tarifs constructeurs remisés par client et forte demande de disponibilité immédiate.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever les nouveaux formulairesToutes les vingt minutes, relève les formulaires arrivés par email, par le formulaire du site ou déposés en fichier, et enregistre les informations extraites ainsi que les pièces jointes dans le dossier d'entrée.
Vérifier la complétude et classerDès qu'un formulaire est enregistré, vérifie que les champs obligatoires du gabarit sont renseignés, signale les champs manquants et classe le formulaire par motif et par degré d'urgence.
Mettre à jour le CRMCrée la fiche contact ou client dans le CRM si elle n'existe pas encore, ou met à jour la fiche existante avec les informations extraites du formulaire classé, sans créer de doublon.
Envoyer l'accusé de réceptionPrépare un accusé de réception adapté au motif du formulaire, avec la référence du dossier et le délai de réponse indicatif, et l'envoie après votre accord.
Planifier les rendez-vous demandésQuand un formulaire demande un rendez-vous ou un rappel, propose des créneaux disponibles, envoie la proposition après votre accord et inscrit le rendez-vous confirmé à l'agenda.
Relancer les formulaires incompletsChaque matin, prépare une relance courtoise pour chaque formulaire resté incomplet, en indiquant précisément les champs manquants, et l'envoie après votre accord.
Bilan quotidien des formulairesEn fin de journée, rédige un état des lieux des formulaires reçus, traités, en attente de complément et routés, et le lit à voix haute si vous êtes présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur négoce électrique.

Vocabulaire

Référence fabricant: Le code du constructeur, que l'installateur donne au téléphone et qu'il faut traduire en référence maison.
Touret: La bobine sur laquelle le câble est livré, consignée et facturée tant qu'elle n'est pas rendue.
Coupe: La longueur de câble découpée à la demande, qui ne se reprend jamais une fois coupée.
Affaire: Le chantier identifié pour lequel un installateur négocie un prix et suit ses sorties de matériel.
Prix net affaire: Le tarif obtenu du fabricant pour un chantier précis, qui ne vaut que pour celui-là.

Documents

Demande de prix affaire: La demande envoyée au fabricant pour obtenir un net sur un chantier identifié.
Bon de sortie affaire: Ce qui part du dépôt au titre d'un chantier, pour que l'installateur suive sa consommation.
Fiche produit fabricant: Les caractéristiques techniques exigées par le bureau de contrôle avant toute pose.
Bon de retour: Le document qui accompagne un matériel repris, jamais accepté sur du câble coupé.

Règles

Ne jamais reprendre un câble coupé, la longueur ne se revend pas.

Ne jamais proposer une équivalence technique sans l'accord écrit du bureau d'études.

Ne jamais appliquer un prix net affaire à un chantier autre que celui pour lequel il a été obtenu.

Spécificités

le mètre: Le câble se vend au mètre, découpé sur touret à la longueur demandée.
la pièce: L'appareillage et les protections se comptent à l'unité.
le touret: Les grandes longueurs se livrent sur touret consigné, qu'il faut suivre et récupérer.
Électricien installateur: Du stock disponible tout de suite et un prix net tenu jusqu'à la fin de son chantier.
Bureau d'études: Des fiches techniques à jour et des équivalences argumentées quand une référence n'est plus produite.
Fabricant: Des demandes de prix affaire documentées et des volumes conformes à ce qui a été annoncé.
Bureau de contrôle: Des documents de conformité qui correspondent exactement au matériel réellement posé.; Les chantiers livrent surtout du printemps à l'automne ; les semaines qui précèdent une livraison de bâtiment sont les plus tendues.; Les hausses de prix du cuivre se répercutent en quelques semaines et font bouger tous les tarifs de câble.