Secrétaire administratif pour négoce de bois et panneaux

Vente au mètre cube et au panneau, avec découpe à la demande et essences aux délais très variables.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur négoce de bois et panneaux.

Essence: Le type de bois, qui décide du prix, de la stabilité et des usages : le chêne et le peuplier ne se remplacent pas.
Panneau dérivé: Le contreplaqué, le mélaminé ou l'aggloméré, vendus au format standard et débités à la demande.
Débit: La découpe faite au dépôt aux cotes du client, qui ne se reprend jamais une fois réalisée.
Humidité: Le taux d'eau du bois, qui décide s'il peut être posé : un bois trop humide travaillera après pose.
Certification forestière: L'attestation que le bois vient d'une forêt gérée, exigée sur la plupart des marchés publics.

Fiche de débit: Les cotes exactes demandées par le client, qui engagent dès que la scie est lancée.
Certificat de chaîne de contrôle: La preuve que le bois certifié l'est encore une fois passé par nos mains.
Bon de livraison: Ce qui est parti, avec les essences et les formats : une erreur d'essence se voit à la pose.
Fiche technique panneau: Le classement d'emploi et la réaction au feu, exigés par le bureau de contrôle.

Ne jamais reprendre un débit réalisé aux cotes du client.

Ne jamais substituer une essence à une autre sans l'accord écrit de celui qui l'a prescrite.

Ne jamais annoncer un bois comme certifié sans la chaîne de contrôle qui le prouve.

le mètre cube: Le bois massif se vend et se stocke au volume.
le mètre carré: Les panneaux et les lambris se comptent en surface.
le mètre linéaire: Les moulures, les tasseaux et les plinthes se vendent à la longueur.
Menuisier: Des cotes de débit respectées au millimètre et un bois dont l'humidité permet de travailler tout de suite.
Charpentier: Des sections conformes et des certificats disponibles pour les marchés où on les lui demandera.
Architecte: Des essences et des finitions tenues, car il a prescrit un aspect précis au maître d'ouvrage.
Scierie: Des commandes groupées par essence et des prévisions qui lui permettent de programmer ses coupes.; Les commandes des menuisiers montent du printemps à l'automne et retombent pendant les congés de fin d'année.; Les cours du bois bougent vite et les tarifs se révisent parfois plusieurs fois dans l'année.