Agent de contrôle documentaire pour maçonnerie et gros œuvre

Chantiers longs avec situations de travaux mensuelles, retenue de garantie et intempéries qui décalent tout.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur maçonnerie et gros œuvre.

Vocabulaire

Gros œuvre: Ce qui porte et clôt le bâtiment : fondations, murs, planchers. Tout le reste passe après.
Situation de travaux: L'état d'avancement mensuel qui déclenche le paiement : c'est la trésorerie du chantier.
Retenue de garantie: Les cinq pour cent gardés un an par le maître d'ouvrage, libérés à la levée des réserves.
Réserve: Le défaut relevé à la réception, qui bloque le solde tant qu'il n'est pas levé.
Intempérie: L'arrêt du chantier pour cause de gel ou de pluie, qui décale tout le planning et se déclare.

Documents

Devis quantitatif: Le détail des ouvrages et des quantités, sur lequel se calcule tout le prix du lot.
Situation de travaux: L'avancement du mois envoyé au maître d'œuvre, base du paiement à venir.
Procès-verbal de réception: Ce qui fait démarrer les garanties et liste les réserves à lever.
Plan d'exécution: Le plan à jour d'après lequel on construit : bâtir sur un indice périmé coûte la reprise.

Règles

Ne jamais exécuter un ouvrage d'après un plan dont l'indice n'est pas le dernier visé.

Ne jamais facturer une situation supérieure à l'avancement réellement constaté.

Ne jamais engager un travaux supplémentaire sans ordre de service écrit.

Spécificités

le mètre cube: Le béton et les remblais se commandent et se règlent au volume.
le mètre carré: Les murs, les dalles et les enduits se métrent en surface.
l'heure d'ouvrier: L'unité de coût réelle du chantier, celle qui décide si le devis tenait.
Maître d'œuvre: Des situations justes et un avancement conforme au planning qu'il a lui-même promis.
Chef de chantier: Des matériaux livrés à l'heure et des plans à l'indice en cours, pas celui d'avant.
Maître d'ouvrage: Une date de livraison tenue et des réserves levées vite après la réception.
Bureau de contrôle: Des ouvrages conformes aux plans visés et les justificatifs des matériaux employés.; Le gel arrête le béton et vide les chantiers de décembre à février dans une bonne partie du pays.; Les congés du bâtiment en août arrêtent presque tout : ce qui n'est pas coulé avant attend septembre.