Assistant documentation commerciale pour machines et équipements industriels, sur Sylob ou SAP S/4HANA

Affaires unitaires vendues sur cahier des charges, livrées avec mise en service, formation et pièces de rechange.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir les versions en vigueurMaintenir pour chaque document une seule version en vigueur, datée et identifiée.
Retirer les versions remplacéesSortir l'ancienne version au moment de publier la nouvelle et prévenir ceux qui l'utilisaient.
Répercuter les changements de tarif et de gammeReporter toute modification dans l'ensemble des documents qui la citent, liste à l'appui. Dans Sylob ou SAP S/4HANA.
Vérifier que les chiffres sont produciblesContrôler que chaque donnée citée peut être justifiée sur demande, et retirer le reste.
Vérifier les autorisations de référenceContrôler que chaque client nommé a donné son accord écrit, et retirer ceux qui l'ont repris.
Faire valider par l'auteur métierSoumettre chaque nouvelle version à celui qui en répond avant de la publier.
Repérer les documents manquantsRelever les demandes récurrentes sans document existant et proposer de l'écrire.
Rendre l'état de la documentationÉcrire chaque mois les versions publiées, retirées, les chiffres corrigés et les manques relevés.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur machines et équipements industriels.

Affaire: L'unité commerciale et technique du métier : une machine vendue sur cahier des charges, jamais un produit catalogue.
Cahier des charges: Le document du client qui définit ce que la machine doit faire ; toute ambiguïté s'y paie à la réception.
Analyse de risques: L'étude des dangers de la machine, préalable obligatoire au marquage et aux protections retenues.
Notice d'instructions: Le document remis avec la machine, dans la langue du pays d'utilisation, et qui fait partie de la livraison.
Réception en atelier: Les essais chez le constructeur avant expédition, qui évitent de découvrir un problème sur le site du client.
Mise en service: L'installation et le réglage sur site, suivis de la formation des opérateurs et du démarrage de la garantie.
Retenue de garantie: La part du prix conservée par le client jusqu'à la levée des réserves, qui pèse sur la trésorerie de l'affaire.
Pièces de rechange: L'après-vente, souvent plus rentable que la machine elle-même, et qui fidélise pour des années.

Cahier des charges contractuel: Annexé au contrat, il définit ce qui est dû ; ce qui n'y figure pas est un avenant, pas un oubli à rattraper.
Dossier technique de la machine: Plans, analyse de risques et justifications, à constituer avant la mise sur le marché et à conserver.
Procès-verbal de réception: En atelier puis sur site, il constate les performances atteintes et liste les réserves à lever.
Notice d'instructions et de maintenance: Livrée avec la machine dans la langue du pays, elle conditionne la conformité autant que la machine elle-même.

Aucune machine n'est livrée sans son dossier technique, sa déclaration de conformité et sa notice dans la langue du pays d'usage.

Ce qui n'est pas au cahier des charges contractuel fait l'objet d'un avenant chiffré, jamais d'un geste commercial improvisé.

Les protections issues de l'analyse de risques ne se retirent pas pour faciliter la production, ni en essais ni après réception.

La réception en atelier se tient avant expédition : découvrir un défaut sur le site du client coûte dix fois plus cher.

Affaires en cours: Le portefeuille réel de l'entreprise, chaque affaire mobilisant études, atelier et mise en service.
Heures d'études: Le poste qui dérape le plus souvent, et qui se compare mal d'une affaire à l'autre.
Jours de mise en service: Le temps passé sur site après livraison, systématiquement sous-estimé au devis.
Le chef de projet du client: Il arbitre les écarts au cahier des charges et décide de la réception, donc du paiement du solde.
Les opérateurs du client: Ils utiliseront la machine tous les jours et jugent sur l'ergonomie et la notice, pas sur les performances contractuelles.
Le bureau de contrôle ou l'organisme notifié: Il vérifie la conformité quand la machine relève d'une procédure particulière.
Les fournisseurs de composants: Motorisation, automatisme ou hydraulique ont des délais longs qui bornent toute la planification.; Une affaire se compte en mois : études, approvisionnements longs, montage, essais, puis mise en service chez le client.; Les paiements suivent des jalons, commande, livraison et réception, ce qui rend la trésorerie dépendante des levées de réserves.; L'après-vente vit à un autre rythme que le projet : une panne chez un client attend une pièce, pas un planning d'affaire.