Agent de réservation pour lunetterie

Montures produites par séries et coloris, avec des collections annuelles et une distribution par opticiens.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur lunetterie.

Vocabulaire

Calibre: La largeur du cercle, qui avec le pont forme les cotes de la monture et décide du montage possible des verres.
Pont: L'écart entre les deux cercles, deuxième cote de la monture et critère de confort sur le nez.
Branche: La tige qui tient la monture derrière l'oreille ; sa longueur fait partie des cotes annoncées.
Acétate: La matière plastique travaillée dans la masse, à distinguer de l'injecté, qui n'a ni le même rendu ni le même prix.
Charnière: Le point d'usure de la monture, avec ou sans flex ; c'est par là que les retours après-vente arrivent.
Référence coloris: Une monture existe en plusieurs coloris : autant de références à produire, à stocker et à présenter.
Collection: La série annuelle présentée aux opticiens en salon, qui fixe les commandes bien avant la saison de vente.
Montage des verres: L'opération réalisée par l'opticien, pas par le fabricant : la monture doit s'y prêter sans casser.

Documents

Fiche technique de monture: Elle donne calibre, pont, longueur de branche et matière, cotes que l'opticien lit avant de commander.
Dossier de conformité produit: Il rassemble les essais et les déclarations exigés avant mise sur le marché d'une monture.
Fiche de collection: Elle présente modèles et coloris avec leurs références, et sert de base aux commandes de salon.
Fiche de service après-vente: Elle suit les retours par modèle et par point de casse, et dit quel composant doit être revu.

Règles

Les cotes annoncées sont celles de la monture produite, vérifiées sur série : un écart se voit chez l'opticien au premier montage.

Aucune monture n'est mise sur le marché sans son dossier de conformité complet, essais compris.

Un changement de fournisseur de charnière ou de matière relance les essais : c'est là que se jouent les casses en clientèle.

Les retours après-vente se comptent par modèle et par point de casse : sans cette analyse, le défaut se reproduit à la collection suivante.

Spécificités

Références: Le produit des modèles par les coloris : le vrai nombre d'articles à fabriquer et à stocker.
Calibre en mm: La cote principale de la monture, que l'opticien compare avant tout autre argument.
Taux de retour: La part de montures revenant en après-vente, indicateur direct de la qualité perçue par les opticiens.
L'opticien détaillant: Il choisit sur salon, juge sur les cotes et la tenue en vitrine, et remonte les casses de charnière.
Le verrier: Il fournit les verres montés ensuite par l'opticien ; une monture incompatible se sait très vite sur le terrain.
Le fournisseur de matière: Acétate ou métal, ses lots font la teinte et la régularité d'une collection entière.
L'organisme de contrôle produit: Il vérifie les essais exigés avant mise en marché, et un dossier incomplet bloque le lancement.; Les collections se présentent en salon une fois par an, et les commandes prises là engagent la production de la saison.; Les réassorts arrivent au fil de l'eau : un modèle qui marche doit être disponible vite, sinon l'opticien vend autre chose.; Les délais de fabrication sur des matières travaillées dans la masse se comptent en semaines, pas en jours.