Secrétaire administratif pour instruments de mesure et optique

Appareils étalonnés livrés avec certificat, et un service de vérification périodique après la vente.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur instruments de mesure et optique.

Étalonnage: La comparaison d'un instrument à une référence, qui donne son écart réel et non un simple verdict bon ou mauvais.
Raccordement: La chaîne qui relie l'étalon utilisé aux références nationales ; sans elle, un certificat ne prouve rien.
Incertitude de mesure: La marge attachée à tout résultat ; annoncer une mesure sans elle n'a pas de sens métrologique.
Dérive: L'évolution d'un instrument entre deux étalonnages, qui décide de la périodicité à appliquer.
Vérification périodique: Le contrôle réglementaire des instruments soumis à la métrologie légale, à échéance imposée.
Constat de vérification: Le document qui atteste qu'un instrument réglementé reste dans ses limites d'erreur admises.
Accréditation: La reconnaissance de la compétence d'un laboratoire, qui donne sa valeur au certificat qu'il émet.
Parc d'instruments: L'ensemble des appareils suivis chez un client, avec leurs échéances : c'est le vrai fonds de commerce du service.

Certificat d'étalonnage: Il donne les écarts mesurés et leurs incertitudes, et se conserve comme preuve de la validité des mesures.
Constat de vérification: Pour les instruments réglementés, il atteste la conformité à la date de contrôle et porte une échéance.
Fiche de vie de l'instrument: Elle suit étalonnages, réparations et dérives, et fonde la périodicité réellement adaptée.
Planning des échéances du parc: Il liste ce qui arrive à échéance chez chaque client, et c'est lui qui remplit le carnet du service.

Un résultat de mesure s'accompagne toujours de son incertitude : sans elle, il n'est ni comparable ni opposable.

Un certificat n'est émis que si la chaîne de raccordement des étalons utilisés est valide à la date de l'intervention.

Un instrument trouvé hors tolérance impose de prévenir le client de l'impact sur les mesures faites depuis le dernier étalonnage.

Les instruments soumis à la métrologie légale respectent leurs échéances réglementaires, jamais une périodicité arrangée.

Instruments suivis: La taille du parc client, base de l'activité récurrente et meilleure mesure du chiffre futur.
Écart mesuré: La valeur réelle sortie de l'étalonnage, à distinguer d'un simple verdict de conformité.
Mois de périodicité: L'intervalle entre deux étalonnages, à ajuster sur la dérive constatée et non sur l'habitude.
Le responsable qualité du client: Il doit prouver à son auditeur que ses moyens de mesure sont raccordés, et le certificat est sa pièce.
L'organisme d'accréditation: Il audite le laboratoire et conditionne la validité des certificats émis sous accréditation.
Le service de métrologie légale: Il encadre les instruments réglementés, leurs échéances et les marques apposées.
L'utilisateur de l'instrument: Il veut son appareil rendu vite ; l'immobilisation est son vrai critère de choix du prestataire.; Les échéances du parc reviennent en continu : le service vit du renouvellement, pas de la vente initiale d'appareils.; Les arrêts d'usine des clients concentrent les interventions sur quelques semaines par an, connues longtemps à l'avance.; Les audits qualité de clients industriels déclenchent des vagues d'étalonnages oubliés, toujours dans l'urgence.