Gestionnaire de notes de frais pour industrie verrière

Un four qui ne s'arrête jamais pendant quinze ans, des machines IS ou une ligne float, et un bout froid où les machines d'inspection décident de chaque bouteille ou de chaque feuille.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur industrie verrière.

Vocabulaire

Tirée: La quantité de verre que le four produit par jour, en tonnes : elle commande l'énergie, l'usure et le volume vendu.
Calcin: Le verre recyclé enfourné avec les matières premières ; chaque point de calcin économise énergie et CO2.
Bout chaud: La partie de l'usine où le verre est formé : machines IS en verre creux, bain d'étain en verre float.
Bout froid: La sortie de l'arche de recuisson, où les articles sont inspectés, triés, palettisés et étiquetés.
Taux de choix: La part des articles formés qui passent les machines d'inspection, suivie par article, moule et section.
Réfection: La reconstruction du four en fin de campagne, arrêt de plusieurs semaines préparé des années à l'avance.
Jeu de moules: Les ébaucheurs, finisseurs, bagues et poinçons d'un article pour toutes les sections d'une machine IS.

Documents

Fiche article: Plan, poids, capacité, tolérances et défauts critiques de l'article ; elle fixe ce que l'inspection doit rejeter.
Fiche de blocage: Elle isole les palettes produites pendant un défaut critique, avec heures, moules et sections concernés.
Déclaration des émissions de CO2: Chaque année, elle chiffre combustion et carbonates du four pour le système d'échange de quotas.
Déclaration de contact alimentaire: Exigée par les embouteilleurs, elle atteste la conformité de l'article au contact des denrées.
Dossier de réfection: Calendrier, réfractaires, budget et plan de redémarrage du four en fin de campagne.

Règles

Un défaut critique bloque les palettes d'abord ; l'enquête sur sa cause vient ensuite.

Aucune consigne du four ne change sans le responsable fusion, même pour gagner de la tirée.

Chaque article reste traçable jusqu'au moule et à l'heure de fabrication par son numéro gravé.

Spécificités

Tonne de verre par jour: La tirée du four, unité de production, d'énergie et de coût.
Taux de choix en %: La part d'articles bons au bout froid, par article et par section.
Mégajoules par tonne: L'énergie consommée par tonne de verre fondu, premier indicateur du four.
L'embouteilleur ou la marque de parfum: Il attend des articles sans défaut critique, livrés à la date, et réclame avec le numéro de moule.
Le moulier ou mouliste: Il fabrique les moules neufs sur plan et demande la dernière version validée de l'article.
L'inspection des installations classées: Elle contrôle les rejets du four, l'autosurveillance et le respect de l'arrêté de l'usine.
L'organisme vérificateur des émissions: Il vérifie la déclaration annuelle de CO2 et ses données de consommation.; Le four tourne jour et nuit pendant toute sa campagne ; la production se pilote par postes en trois-huit.; Les changements d'article et de teinte se planifient à la semaine, avec les jeux de moules prêts la veille.; Les émissions de CO2 se déclarent chaque année et se vérifient par un organisme accrédité avant la restitution des quotas.