Gestionnaire des commandes d'achat pour imprimerie offset et numérique

Travaux d'impression à la commande : chaque job a son tirage, son papier, son façonnage et son bon à tirer signé par le client.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Chercher le contrat applicableVérifier si un accord-cadre ou un marché couvre déjà le besoin exprimé.
Établir les commandesRédiger la commande avec prix contractuel, délai et référence du contrat.
Contrôler les lignesVérifier article, quantité, unité, prix et imputation sur chaque ligne.
Vérifier les délégationsComparer chaque montant au pouvoir d'engagement de celui qui approuve.
Repérer les fractionnementsRelever les besoins découpés en plusieurs commandes sur une courte période.
Traiter les modificationsFaire réapprouver toute évolution de quantité, de prix ou de date.
Relever les achats hors contratCompter les commandes passées alors qu'un contrat couvrait le besoin.
Tenir les modèles de commandeMettre à jour les mentions et conditions portées par défaut sur les documents.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur imprimerie offset et numérique.

Vocabulaire

BAT: Le bon à tirer : l'épreuve que le client signe et qui arrête tout, texte comme couleur, avant lancement machine.
Calage: Le réglage de la machine avant tirage, qui consomme du papier et du temps ; il se facture, tirage court ou long.
Passe: Le papier gâché au calage et aux réglages, prévu au devis sous forme de pourcentage et jamais nul.
Quadrichromie: L'impression en quatre encres de base, à distinguer d'un ton direct qui exige un passage et une encre en plus.
Imposition: Le placement des pages sur la feuille pour que le pliage les remette dans l'ordre ; une erreur ici ruine le tirage.
Fonds perdus: Le débord d'image au-delà du format fini, sans lequel la coupe laisse un filet blanc sur le bord.
Façonnage: Tout ce qui suit l'impression : coupe, pliage, rainage, piqûre, dos carré collé ; souvent le vrai délai du travail.
Grammage: Le poids du papier au mètre carré, qui décide du rendu, du pliage, du port et d'une partie du prix.
MIS: Le logiciel de gestion de l'imprimerie (Masterprint, Cadratin, GamSys…) : il chiffre le devis, lance l'ordre de fabrication et crée le premier JDF.
JDF: Job Definition Format, le format XML de CIP4 qui décrit le travail du devis au façonnage et que chaque poste enrichit ou lit pour se régler.
JMF: Job Messaging Format, les messages par lesquels presses, CTP et massicots renvoient au MIS leur état, leurs temps et leurs quantités réels.
CIP3 PPF: Le fichier plus ancien qui porte les taux d'encrage par zone et les repères de coupe, encore lu par beaucoup de presses et de massicots.
Preflight: Le contrôle avant vol d'un PDF (PitStop, pdfToolbox) : fonds perdus, polices, résolution, couleurs et encrage, avec un rapport pour le client.
PDF/X-4: La norme de PDF d'impression qui garde transparences et calques et gère la couleur par profils ICC ; PDF/X-1a, plus ancienne, aplatit tout en CMJN.
Chasse: Le décalage des pages intérieures d'un cahier piqué ou épais, compensé à l'imposition pour que la coupe ne mange pas les marges.
CTP: Computer to Plate : la gravure directe des plaques offset depuis le flux, avec la courbe de linéarisation et celle du papier choisies à chaque travail.
RIP: Le logiciel qui transforme le PDF en points d'encre pour la plaque ou la presse numérique, avec le profil du support (Fiery, Caldera, ONYX).
Amalgame: Le regroupement de plusieurs travaux de même papier et mêmes encres sur une feuille machine pour partager le calage (tilia Phoenix, ePS Metrix).
ΔE: L'écart de couleur mesuré entre l'épreuve ou le tirage et la référence ; la tolérance se fixe avant le lancement, pas devant la feuille.

Documents

Bon à tirer signé: Il engage le client sur le contenu et la couleur ; après lui, toute correction est un nouveau travail facturé.
Fiche de travail: Elle porte le tirage, le papier, le format, les encres et le façonnage ; c'est la feuille de route de l'atelier.
Épreuve contractuelle: Sortie sur un support calibré, elle sert de référence couleur à la machine et au litige, pas l'écran du client.
Bon de livraison avec quantité livrée: Il constate l'écart admis entre le tirage commandé et le tirage livré, usage connu de la branche.

Règles

Rien ne part en machine sans bon à tirer signé : un accord verbal ou un courriel sans validation ne vaut pas bon à tirer.

La couleur ne se juge jamais sur un écran : la référence est l'épreuve contractuelle ou le nuancier, et cela se dit au client avant.

Les fichiers se contrôlent avant lancement, fonds perdus, polices et résolution compris ; un défaut détecté après tirage est à refaire.

L'écart entre quantité commandée et quantité livrée est annoncé au devis, jamais découvert par le client au déchargement.

Spécificités

Exemplaires: Le tirage commandé, à distinguer du tirage livré : un écart de quelques pour cent est d'usage.
Feuilles: L'unité réelle de la machine, une feuille portant plusieurs pages selon l'imposition.
g/m²: Le grammage du papier, qui change le prix, le rendu, le pliage et le coût d'expédition.
Heures machine: La base du prix de revient, calage compris, bien plus parlante que le nombre d'exemplaires.
Le client donneur d'ordre: Il fournit des fichiers rarement conformes et attend qu'on lui dise ce qui bloque avant de perdre un jour.
L'agence ou le graphiste: Il parle couleur et calibrage et veut un interlocuteur technique, pas un commercial qui promet tout.
Le papetier: Il tient la disponibilité des références ; un papier en rupture oblige à proposer un équivalent avant le calage.
Le façonnier sous-traitant: Il prend le travail après impression, et son planning décide souvent de la date de livraison réelle.; Chaque travail est unique : tirage, papier, façonnage et délai changent d'un dossier à l'autre, et rien ne se stocke d'avance.; Les fichiers arrivent en retard et la date de livraison ne bouge pas ; le temps perdu en prépresse se rattrape sur la nuit.; La fin d'année et les rentrées concentrent catalogues et calendriers, quand le papier commandé longtemps avant doit être là.