Assistant administratif pour imprimerie en ligne (web-to-print)

L'imprimé se commande sur un site : le client choisit, personnalise et valide en ligne, et la commande entre en fabrication sans ressaisie.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le registre des obligationsAlimenter le registre des dossiers à rendre depuis les courriers reçus et les échéances récurrentes connues, en notant pour chacun l'organisme, la date limite, les pièces attendues et l'état d'avancement.
Remplir les formulaires depuis les pièces existantesCompléter chaque formulaire en cours uniquement avec des informations tirées des pièces de référence de l'entreprise, en laissant vides les champs sans source et en les listant comme pièces manquantes.
Réclamer les pièces manquantesPréparer en brouillon la demande de chaque pièce absente à la personne ou à l'organisme capable de la fournir, en nommant le dossier concerné, et relancer une fois par semaine tant que l'échéance n'est pas atteinte.
Soumettre les dossiers completsPrésenter au responsable chaque dossier dont toutes les pièces sont réunies, avec la liste de son contenu et la date à laquelle il doit partir, pour qu'il le relise et l'envoie lui-même.
Annoncer les échéances des trente joursRendre chaque semaine la liste des obligations arrivant à terme dans les trente jours, classée par date, en indiquant pour chacune l'état du dossier et ce qui empêche encore de l'envoyer.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur imprimerie en ligne (web-to-print).

Vocabulaire

Web-to-Print: La vente d'imprimés par un site où le client configure son produit, personnalise un modèle, dépose ou valide son fichier et paie en ligne.
Vitrine: Une boutique en ligne de l'imprimeur, ouverte à tous (B2C) ou réservée à un client professionnel ; un imprimeur peut en tenir plusieurs, une par produit.
Portail B2B: Le site privé d'un grand compte, où ses salariés commandent cartes de visite ou brochures à partir de modèles verrouillés à sa charte.
Configurateur: Le formulaire qui fait choisir format, papier, grammage, finition et quantité, et qui calcule le prix à partir des grilles de l'imprimerie.
Modèle personnalisable: Un gabarit dont seules certaines zones se modifient en ligne (nom, photo, texte), le reste étant verrouillé pour garder la mise en page.
Preflight automatique: Le contrôle du fichier déposé fait par le site lui-même, qui refuse ou signale avant paiement un fond perdu manquant ou une image trop faible.
BAT en ligne: L'aperçu du fichier final que le client approuve sur le site ; son clic vaut accord, et la date de cette validation est gardée.
Ticket de commande: Le fichier XML ou JDF qui accompagne le PDF : produit, quantité, options, client, livraison, et qui alimente le MIS ou Enfocus Switch.

Documents

Grille de prix par produit: Elle fixe le prix selon format, papier, quantité et options ; une erreur s'y vend automatiquement à chaque commande.
Fiche produit en ligne: Elle dit au client ce qu'il achète : formats, papiers, finitions, délais et règles de fichier, avec le gabarit à télécharger.
Rapport de contrôle du fichier: Il dit au client ce qui bloque dans son fichier avant fabrication, en termes simples, et garde la trace de ce qui a été accepté.
Ticket de commande XML ou JDF: Il transmet la commande au MIS ou au flux de production sans ressaisie, avec le PDF de production.

Règles

Un prix affiché engage l'imprimerie : toute modification de grille se vérifie sur des paniers d'essai avant d'être publiée.

Le BAT validé en ligne est la référence : ce qui est imprimé est le fichier approuvé par le client, jamais une version modifiée sans son nouvel accord.

Un fichier refusé au contrôle n'entre pas en fabrication : le client est prévenu le jour même avec ce qu'il doit corriger.

Les données des clients et des portails B2B restent dans la plateforme et le MIS ; elles ne se copient pas dans un fichier personnel.

Spécificités

Commandes par jour: Le rythme réel du site, qui décide du nombre de lancements, de l'amalgame des travaux et des expéditions.
Panier moyen: Le montant moyen d'une commande, suivi par produit pour savoir quelles vitrines rapportent vraiment.
Taux de fichiers refusés: La part des fichiers déposés qui ne passent pas le contrôle ; trop haut, il signale une fiche produit ou un gabarit à revoir.
Le client particulier: Il veut un prix immédiat, un aperçu fidèle et une date de livraison tenue, sans jargon d'imprimeur.
L'acheteur d'un grand compte: Il veut que ses équipes commandent seules dans la charte, avec ses validations internes et un relevé de consommation.
L'atelier de l'imprimerie: Il attend des commandes complètes, des fichiers conformes et des travaux regroupés par papier pour lancer sans calage inutile.
Le prestataire de la plateforme: Il tient l'hébergement et les mises à jour ; une anomalie de prix ou de paiement lui est signalée avec un exemple précis.; Les commandes tombent jour et nuit et les week-ends : le contrôle des fichiers et les réponses aux clients se font chaque matin avant le premier lancement.; Les pointes suivent le calendrier des clients : rentrée, fin d'année, salons et campagnes ; les prix et délais affichés se revoient avant chacune.