Agent de contrôle des factures pour haute couture et atelier sur mesure, sur Microsoft 365

Des pièces uniques faites main sur mesure, montées en toile puis en tissu au fil de plusieurs essayages, comptées en centaines d'heures et tenues au secret jusqu'au défilé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Refaire le calcul de la factureReprendre quantités, prix unitaires, remises, sous-totaux et TVA ligne à ligne sans se fier au total présenté, et relever tout écart au centime. Dans Microsoft 365.
Vérifier le prix contre le document en vigueurConfronter chaque prix au contrat, à l'accord tarifaire ou au tarif applicable à la date de livraison, et relever les hausses appliquées avant leur date d'effet. Dans Microsoft 365.
Contrôler la TVA et les mentionsVérifier les taux par nature, la base soumise, les cas d'autoliquidation et la présence des mentions obligatoires, sans rien corriger sur la facture d'un tiers. Dans Microsoft 365.
Documenter les écartsÉcrire pour chaque écart la ligne concernée, le montant attendu, le montant facturé, l'écart au centime et la pièce qui le prouve, en vue de l'échange avec le fournisseur. Dans Microsoft 365.
Remettre les factures conformes au circuitRendre au circuit de paiement les factures reconnues conformes, accompagnées de la liste de ce qui a été vérifié, pour que le contrôle laisse une trace.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur haute couture et atelier sur mesure.

Vocabulaire

Première d'atelier: Responsable d'un atelier flou ou tailleur ; elle interprète le modèle et répartit le travail.
Atelier flou: Atelier des matières souples et drapées : robes, blouses, tenues du soir.
Atelier tailleur: Atelier des pièces construites et entoilées : vestes, manteaux, tailleurs.
Toile: Prototype en toile de coton, essayé et corrigé avant de couper le tissu.
Essayage: Rendez-vous où la pièce est ajustée sur la cliente ou le mannequin, en plusieurs étapes.
Petite main: Couturière de l'atelier qui réalise une partie du montage sous la conduite de la première.

Documents

Fiche de commande: Croquis, mensurations, tissus, fournitures et date de livraison de chaque modèle.
Devis de commande privée: Heures estimées par étape, tissus, fournitures et sous-traitance.
Planning de l'atelier: Modèles en cours, heures par main et charge de la semaine.
Calendrier des essayages: Toile, premier et deuxième essayage, livraison, cliente par cliente.

Règles

Croquis, toiles et mensurations des clientes ne quittent jamais la maison.

Aucune date de livraison ne se promet sans le planning de l'atelier.

Aucune commande de tissu ou de sous-traitance ne s'engage sans validation.

Spécificités

heure de main: L'unité de chiffrage et de planning de l'atelier.
mètre de tissu: L'unité d'approvisionnement, calculée selon la laize et le placement.
Clientes privées: Attendent une pièce parfaite, des essayages tenus et une discrétion absolue.
Directeur artistique: Attend que la toile rende son croquis et que la collection soit prête au défilé.
Fournisseurs et sous-traitants: Brodeurs, plumassiers et soyeux attendent des commandes précises et anticipées.; Les collections se montent en quelques semaines de très forte charge avant chaque défilé.; Une commande privée demande plusieurs essayages étalés sur des semaines.; Les commandes de tissus rares et les broderies sous-traitées se lancent très en amont.