Gestionnaire absences pour grande infrastructure de recherche, sur Microsoft 365

Grands instruments ouverts aux chercheurs du monde entier (synchrotrons, sources de neutrons, tokamaks, télescopes) : temps attribué par comités d'experts, radioprotection et données scientifiques à conserver.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les absences du jourConsigner chaque absence signalée avec la personne, ses dates et sa nature administrative, transmettre au responsable RH toute pièce contenant une information de santé et n'en reprendre que les dates. Dans Microsoft 365.
Relancer les justificatifs manquantsRepérer les absences dont le justificatif n'est pas parvenu dans le délai prévu et préparer un message court de relance, laissé en brouillon au responsable RH.
Suivre les fins d'absence et prolongationsSignaler avant l'échéance toute absence dont la fin approche sans nouvelle, et enregistrer les prolongations avec leurs seules dates dès qu'elles sont connues. Dans Microsoft 365.
Préparer les retoursRéunir pour chaque retour attendu ce qu'il faut réactiver et les points restés en attente, et signaler l'obligation de visite de reprise quand la durée de l'absence la déclenche. Dans Microsoft 365.
Calculer le taux d'absence par serviceProduire chaque mois le taux d'absence agrégé par service, sans aucune donnée nominative, et signaler à côté les faits utiles sans en proposer d'interprétation ni de classement. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur grande infrastructure de recherche.

Vocabulaire

Temps de faisceau: Le temps d'instrument attribué à une équipe, compté en postes de huit heures sur une ligne ou un instrument.
Comité de programme: Le comité d'experts extérieurs qui classe les propositions et répartit le temps disponible.
Ligne de lumière: Un poste expérimental d'un synchrotron, avec son responsable et ses équipes d'accueil.
Campagne expérimentale: Une période de fonctionnement de la machine, avec ses arrêts programmés pour maintenance et jouvence.
Zone contrôlée: La zone où la dose possible impose dosimétrie, formation et règles d'accès en radioprotection.
Plan de gestion des données: Le document qui dit comment les données d'une expérience sont décrites, conservées et ouvertes.
Installation nucléaire de base: Le statut d'installation soumise au contrôle de l'ASNR, avec ses règles générales d'exploitation.

Documents

Proposition d'expérience: Le dossier scientifique et technique d'une équipe qui demande du temps d'instrument.
Relevé du comité de programme: Il classe les propositions, attribue le temps et motive les décisions de chaque appel.
Rapport d'expérience: Il rend compte de l'expérience réalisée et conditionne l'accès aux appels suivants.
Évaluation individuelle d'exposition: Elle estime la dose d'un travailleur et fonde son classement et son suivi.
Rapport annuel d'activité: Il compte expériences, utilisateurs et publications et justifie le financement de l'infrastructure.

Règles

Le temps d'instrument académique est attribué par le comité de programme, jamais par arrangement.

Aucun utilisateur n'entre en zone sans formation sécurité, radioprotection et dosimètre attribué.

Un échantillon dangereux n'arrive sur le site qu'après approbation des services de sécurité.

Les données des expériences sont conservées et décrites selon le plan de gestion des données de l'infrastructure.

Spécificités

Postes de huit heures: L'unité d'attribution du temps de faisceau, généralement par blocs de trois postes.
Taux de pression: Le rapport entre temps demandé et temps disponible, qui mesure l'attractivité d'un instrument.
Millisieverts: L'unité des doses reçues par les travailleurs, suivie contre les contraintes et les limites réglementaires.
Les équipes de chercheurs utilisateurs: Elles attendent un jugement équitable, un accueil prêt et une ligne disponible au créneau attribué.
Les tutelles (CEA, CNRS, ministère, partenaires internationaux): Elles financent l'infrastructure et suivent son activité et sa production scientifique.
L'ASNR: Elle contrôle la sûreté et la radioprotection de l'installation et reçoit les déclarations d'événement.
Les industriels clients: Ils achètent du temps d'instrument confidentiel, sur devis, en dehors des appels académiques.; Les appels à propositions reviennent deux fois par an, suivis des comités de programme et des notifications.; La machine fonctionne par campagnes, entrecoupées d'arrêts longs pour maintenance, jouvence et vérifications.; Les équipes d'utilisateurs se succèdent jour et nuit sur les lignes pendant les périodes de fonctionnement.; Le rapport d'activité annuel recense les expériences et les publications pour les tutelles et les financeurs.