Agent de contrôle documentaire pour géomètre-expert

Bornages opposables aux tiers, relevés sur le terrain et documents déposés au cadastre.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur géomètre-expert.

Vocabulaire

Bornage: La fixation définitive d'une limite entre propriétés, monopole de la profession et opposable aux tiers.
Procès-verbal contradictoire: L'acte signé par tous les propriétaires concernés ; sans leurs signatures, la limite n'est pas fixée.
Document d'arpentage: La pièce qui divise une parcelle au cadastre et sans laquelle une vente de terrain ne peut pas se publier.
Rattachement: Le raccordement des mesures au système de référence national, sans lequel un relevé ne se recale pas.
Division parcellaire: Le découpage d'un terrain, qui appelle à la fois relevé, urbanisme et formalités cadastrales.
Relevé topographique: La mesure du terrain avec ses altitudes et ses réseaux visibles, base de tout projet d'aménagement.
Implantation: Le report sur le terrain des points d'un projet, opération où une erreur se paie en démolition.
Déclaration de travaux à proximité de réseaux: La démarche préalable qui situe les réseaux enterrés avant toute intervention.

Documents

Procès-verbal de bornage: Signé par tous les riverains, il fixe la limite de manière définitive et s'impose aux propriétaires successifs.
Document modificatif du parcellaire cadastral: Déposé au cadastre, il crée les nouvelles parcelles et conditionne la publication de la vente.
Plan topographique coté et rattaché: Il sert de fond à tout projet ; un plan non rattaché ne se raccorde à rien et se refait.
Procès-verbal d'implantation: Il constate les points reportés sur le terrain et date la responsabilité entre le géomètre et l'entreprise.

Règles

Un bornage n'est définitif qu'avec la signature de tous les riverains concernés : une limite tracée seul n'a aucune valeur.

Aucun relevé ne se rend sans rattachement au système de référence : un plan flottant est inutilisable par le projet suivant.

La déclaration préalable auprès des exploitants de réseaux précède toute intervention au sol, sans exception de durée.

Une implantation se constate par procès-verbal contradictoire : sans lui, une erreur de l'entreprise devient celle du géomètre.

Spécificités

Parcelles traitées: L'unité de dossier, chacune appelant relevé, recherche de titres et souvent une réunion contradictoire.
Points relevés: Le contenu réel d'un relevé, qui donne le temps de terrain bien mieux que la surface du site.
Semaines de délai cadastral: Le temps de traitement des formalités, qui allonge tout dossier bien après le travail de terrain.
Le propriétaire client: Il veut une limite tranchée vite et découvre qu'elle dépend de l'accord ou de la venue de ses voisins.
Les riverains: Ils signent ou refusent le procès-verbal ; sans eux, le bornage amiable n'aboutit pas et bascule au tribunal.
Le service du cadastre: Il enregistre les documents d'arpentage et ses délais conditionnent la suite de la vente.
Le notaire: Il a besoin du document d'arpentage pour publier la vente, et relance jusqu'à l'obtenir.; Le terrain dépend de la météo et de la végétation : un relevé en été dans les broussailles coûte le double.; La réunion de bornage exige la présence de tous les riverains, ce qui décale les dossiers de semaines en semaines.; Les formalités cadastrales ajoutent leur propre délai après la fin du travail, et les clients l'ignorent toujours.