Gestionnaire de notes de frais pour formation ferroviaire et conduite de trains

Des conducteurs de train formés jusqu'à la licence européenne et l'attestation complémentaire, par un organisme agréé par l'EPSF : salle, simulateur, accompagnement en ligne.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur formation ferroviaire et conduite de trains.

Vocabulaire

Licence européenne de conducteur: Le titre délivré par l'EPSF qui atteste des connaissances générales et des aptitudes du conducteur.
Attestation complémentaire: Le document de l'entreprise ferroviaire qui liste lignes et matériels que le conducteur peut conduire.
Agrément EPSF: L'autorisation de former des conducteurs, valable cinq ans, liée aux formateurs et aux moyens.
Accompagnement en ligne: La conduite réelle en cabine avec un conducteur formateur, sur les circulations de l'entreprise.
Situation dégradée: Une panne ou un incident d'exploitation travaillé sur simulateur parce qu'il ne se provoque pas en ligne.
Retour d'expérience: L'analyse des événements de sécurité de l'exploitation, réinjectée dans les formations.

Documents

Cahier des charges de l'entreprise ferroviaire: Il décrit lignes, matériels et missions à couvrir par la formation.
Programme de formation: Il fixe modules, durées, simulateur et accompagnements, dans sa version approuvée.
Bilan annuel des formations: Transmis à l'EPSF avant le 1er mars, il rend compte des formations de l'année précédente.
Dossier de demande de licence: Il rassemble aptitudes, résultat d'examen et pièces d'identité transmis par l'employeur à l'EPSF.

Règles

Aucun formateur n'est affecté sans exigences de compétence et de pratique à jour.

Aucun stagiaire n'entre en formation sans aptitudes médicale et psychologique valides.

Aucune déclaration à l'EPSF ne part sans la signature du dirigeant responsable des formations.

Spécificités

Promotion: Le groupe de stagiaires formé ensemble sur plusieurs mois, unité de planification.
Séance de simulateur: Le créneau de conduite simulée, ressource rare à réserver dès l'ouverture.
Journée d'accompagnement: La journée de conduite en ligne avec un formateur, calée sur les circulations réelles.
Les entreprises ferroviaires: Elles recrutent les stagiaires, fixent le cahier des charges et délivrent l'attestation complémentaire.
L'EPSF: Il agrée l'organisme, délivre les licences et reçoit le bilan annuel.
Les organismes d'examen agréés: Ils conduisent l'examen de connaissances générales, distincts de l'organisme de formation.
Les médecins et psychologues agréés: Ils délivrent les certificats d'aptitude physique et psychologique des candidats.; Les promotions s'ouvrent selon les besoins de recrutement des entreprises ferroviaires.; Le bilan annuel des formations part à l'EPSF avant le 1er mars.; Les aptitudes physiques et psychologiques se renouvellent à périodicité fixée.