Agent de contrôle documentaire pour exploitation photovoltaïque

Contrat de rachat sur vingt ans, production mesurée en continu et nettoyage périodique des modules.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Réception et tri des documents entrantsChaque heure, relève les documents déposés par email, dans le dossier partagé ou signalés dans le CRM, identifie le type de dossier concerné, vérifie la lisibilité et le format, puis les classe dans le dossier d'attente du bon type de dossier avant contrôle.
Contrôle de complétude et de conformitéPour chaque dossier en attente, compare les pièces reçues à la checklist définie par l'utilisateur pour ce type de dossier, vérifie les dates de validité, les signatures attendues et les références internes, puis consigne les anomalies dans un rapport de contrôle.
Vérification du nommage et des versionsContrôle que chaque document respecte la convention de nommage et le plan de classement de l'entreprise, détecte les doublons, les versions obsolètes ou les fichiers mal renommés, et propose la correction dans une copie avant classement définitif.
Relancer les pièces manquantesLorsqu'un dossier présente une pièce manquante ou expirée depuis plusieurs jours, prépare un message de relance au service ou au tiers concerné, rappelant la pièce attendue et l'échéance, et le soumet à validation avant tout envoi.
Archiver les dossiers validésUne fois un dossier déclaré conforme, range les documents définitifs dans l'arborescence d'archivage, met à jour le registre de traçabilité avec la date et le statut, et retire le dossier de la file de contrôle.
Reporting hebdomadaire de conformitéChaque semaine, établit la synthèse des dossiers contrôlés, du taux de complétude, des anomalies récurrentes et des relances en cours, et la présente sous forme de tableau de bord lisible par la direction.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur exploitation photovoltaïque.

Vocabulaire

Contrat d'achat: L'engagement de rachat de l'électricité sur vingt ans à un tarif fixé : il structure tout le modèle économique de la centrale.
Productible: L'énergie attendue d'une installation sur une année selon son site et son orientation ; l'écart avec le réel se surveille au mois.
Taux de performance: Le rapport entre production réelle et production théorique : il révèle salissure, ombrage ou panne d'onduleur.
Onduleur: L'équipement qui convertit le courant continu en alternatif : la pièce qui tombe en panne et dont la garantie compte vraiment.
Attestation de conformité électrique: Le visa exigé avant mise en service : sans lui, le gestionnaire de réseau ne raccorde pas l'installation.
Garantie de performance: L'engagement du mainteneur sur un niveau de production, avec ses pénalités : il oriente tout le contrat d'exploitation.

Documents

Contrat d'achat d'électricité: L'accord de rachat avec son tarif, sa durée et ses conditions de maintien ; le perdre rendrait l'installation non rentable.
Attestation de conformité visée: Le document contrôlé avant mise en service, sans lequel le raccordement au réseau n'est pas prononcé.
Convention de raccordement: L'accord avec le gestionnaire de réseau qui fixe la puissance injectable et les conditions techniques.
Contrat d'exploitation et de maintenance: L'accord qui dit les visites, les délais d'intervention, la garantie de performance et ce qui reste au propriétaire.
Rapport de production mensuel: L'état comparant production réelle et productible attendu, avec les écarts expliqués et les interventions réalisées.

Règles

Aucune intervention sur la partie courant continu sans habilitation électrique adaptée : la tension reste présente même à l'arrêt.

Toute modification de l'installation se déclare au gestionnaire de réseau et peut remettre en cause le contrat d'achat.

Les relevés servant à la facturation sont ceux du compteur validé, jamais une estimation lue dans la supervision.

L'agent n'intervient sur aucun équipement et ne déclare aucun index : il suit la production, alerte sur les écarts et prépare les rapports.

Spécificités

kilowatt-crête: L'unité de puissance installée, qui sert au dimensionnement, au tarif et aux obligations réglementaires.
mégawattheure produit: L'unité de production et de facturation à l'acheteur, relevée et comparée au prévisionnel chaque mois.
taux de disponibilité: La part du temps où l'installation peut produire : c'est sur elle que porte la garantie du mainteneur.
Gestionnaire de réseau: Attend une installation conforme à la convention de raccordement et une information immédiate en cas de modification.
Acheteur d'électricité: Attend des relevés transmis aux dates convenues ; une facture sans index validé ne se paie pas.
Mainteneur: Attend un accès au site et des alertes remontées vite, parce que sa garantie de performance se mesure sur l'année.
Propriétaire du terrain ou de la toiture: Attend le respect du bail, des interventions annoncées et une remise en état à la fin de l'exploitation.; La production suit le soleil : forte d'avril à septembre, très faible en hiver, et se compare toujours au même mois de l'an passé.; Le nettoyage des modules et les visites de maintenance se planifient une à deux fois par an, hors pointe de production.; Les écarts de production se détectent au mois : une chaîne en panne repérée en octobre a coûté tout l'été.; Le contrat d'achat court sur vingt ans, avec des échéances qui se préparent longtemps à l'avance.