Agent de réservation pour école de voile, de surf et de plongée, sur Microsoft 365

Établissements d'activités physiques et sportives sur l'eau : stages et cours dépendants de la météo, encadrants diplômés, flotte à entretenir et règles de sécurité du Code du sport.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Recevoir et qualifier les demandes de réservationSurveille la boîte mail, le portail de réservation et les échanges en conversation, identifie chaque nouvelle demande, extrait la ressource souhaitée, la date, le nombre de participants et les contraintes, puis la classe par priorité et par type.
Vérifier les disponibilités et préparer les propositionsConsulte le calendrier partagé et le CRM pour vérifier la disponibilité réelle de la ressource demandée, prépare un créneau ou une alternative si nécessaire, et documente la proposition avant confirmation.
Confirmer la réservation et informer le demandeurUne fois la disponibilité vérifiée, inscrit la réservation dans le calendrier et le CRM, envoie la confirmation écrite au demandeur avec les détails pratiques (lieu, horaire, accès, contact).
Gérer les modifications et annulationsTraite les demandes de changement de créneau ou d'annulation, vérifie l'impact sur les personnes déjà informées, prépare la nouvelle communication et la soumet à validation avant tout envoi.
Envoyer les rappels et suivre les absencesChaque matin, envoie les rappels de réservation du jour et du lendemain, repère les absences non annoncées de la veille et prépare une relance courtoise avant toute mesure plus ferme.
Rendre compte de l'occupation des ressourcesEn fin de journée, compile les réservations confirmées, annulées et les absences du jour, met à jour le taux d'occupation des ressources et rédige un rapport de synthèse. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur école de voile, de surf et de plongée.

Vocabulaire

Chef de base: Le responsable de l'école ou de la base nautique : programme, moniteurs, flotte et sécurité du plan d'eau.
Directeur de plongée: Le responsable présent sur le site qui fixe les caractéristiques de chaque plongée et compose les palanquées.
Palanquée: Le groupe de plongeurs qui évoluent ensemble sous l'eau, composé selon les niveaux et les aptitudes.
Espace d'évolution: La profondeur maximale autorisée à un plongeur selon son niveau, encadré ou en autonomie.
Carte professionnelle: La carte d'éducateur sportif obligatoire pour tout encadrant rémunéré, vérifiée à l'embauche.
Bateau de sécurité: L'embarcation à moteur qui suit les groupes sur l'eau et intervient en cas de chavirage ou de malaise.

Documents

Déclaration d'établissement d'APS: La déclaration au préfet de l'établissement d'activités physiques et sportives, avec diplômes et assurance affichés.
Fiche de sécurité de plongée: La fiche de chaque plongée : site, palanquées, paramètres prévus et réalisés, signée du directeur de plongée.
Certificat médical de non contre-indication: La pièce exigée du plongeur et de certains stagiaires avant toute pratique.
Convention avec un établissement scolaire: L'accord qui fixe dates, effectifs, encadrement et tarif des séances d'une classe.

Règles

Seul un encadrant diplômé et déclaré encadre contre rémunération.

Aucune séance ne se maintient contre un avis de vent fort ou de houle dangereuse.

Aucun plongeur ne plonge au-delà de l'espace d'évolution de son niveau.

L'agent ne compose aucune palanquée et ne maintient aucune séance : il vérifie les papiers, planifie et prévient.

Spécificités

séance: L'unité de cours et de planning : un groupe, un moniteur, un support et un créneau de marée ou de vent.
stagiaire: L'unité de vente des stages à la semaine, avec un nombre maximal par moniteur.
plongée: L'unité d'activité d'un centre de plongée, tracée par la fiche de sécurité.
Stagiaire et famille: Attendent un moniteur diplômé, un programme tenu ou remplacé si la météo l'impose, et du matériel en bon état.
Plongeur: Attend une palanquée adaptée à son niveau, un directeur de plongée présent et un matériel de secours à bord.
École ou centre de loisirs: Attend une convention claire, un encadrement conforme et des séances adaptées à l'âge des enfants.
Service départemental de la jeunesse et des sports: Attend une déclaration à jour, des encadrants titulaires et le respect des règles de sécurité.; La saison va d'avril à octobre et se remplit en juillet et en août avec les stages à la semaine.; Le programme du lendemain se refait chaque soir à la lecture du bulletin météo marine.; L'hiver sert à la révision de la flotte, des compresseurs et des moteurs, et à la requalification des bouteilles.