Secrétaire administratif pour échafaudage et levage

Location de matériel à la durée, avec montage vérifié, conformité à attester et sinistres graves en cas de faute.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur échafaudage et levage.

Plan de montage: Le document qui dit comment l'échafaudage se monte et se démonte ; hors configuration type, il devient obligatoire.
Vérification avant mise en service: L'examen d'adéquation, de montage et d'état fait par une personne compétente avant tout accès à l'ouvrage.
Vérification journalière: Le contrôle d'état mené chaque jour avant utilisation, consigné au registre de sécurité du chantier.
Vérification trimestrielle: L'examen approfondi à renouveler au moins tous les trois mois tant que l'échafaudage reste en place.
Classe de charge: La charge admissible par plancher, qui décide de ce qu'on peut stocker sur la travée et de rien d'autre.
VGP: La vérification générale périodique des appareils de levage, sans laquelle la machine ne doit plus sortir du parc.
Amarrage: La liaison de la structure à la façade, qui reprend le vent ; c'est le premier point regardé après une tempête.

Registre de sécurité: Il reçoit les trois vérifications et les suites données ; son absence vaut défaut de vérification en cas d'accident.
Procès-verbal de réception de l'échafaudage: Signé avant mise à disposition, il transfère l'ouvrage à l'utilisateur et fixe ce qui est autorisé dessus.
Note de calcul de la structure: Exigée hors configuration type, elle justifie la stabilité, les amarrages et la charge admise par plancher.
Rapport de vérification générale périodique: Établi pour chaque appareil de levage, il conditionne sa remise en location et se joint au dossier machine.

Aucun accès n'est ouvert avant la vérification de mise en service : une réception promise pour l'après-midi ne vaut pas réception faite.

Le montage et le démontage sont réservés au personnel formé à cet effet, quelle que soit l'urgence invoquée par l'utilisateur.

Les trois vérifications se consignent au registre le jour où elles sont faites : un registre rempli après coup ne prouve rien.

Un appareil de levage dont la vérification générale périodique est échue ne sort pas du parc, même pour un dépannage d'une heure.

m² d'échafaudage: L'unité de facturation du montage, distincte de la durée pendant laquelle le matériel reste immobilisé.
Jours d'immobilisation: Le vrai produit de l'entreprise : du matériel loué à la durée, pas un chantier vendu une fois.
Charge admissible: Ce que le plancher supporte, à connaître avant d'y monter des palettes de matériaux.
L'entreprise utilisatrice: Elle monte sur l'ouvrage et veut y accéder tout de suite, y compris avant que la réception soit signée.
Le coordonnateur sécurité du chantier: Il contrôle les accès, les protections et le registre, et peut interdire l'usage d'un ouvrage non vérifié.
L'inspection du travail: Elle contrôle les vérifications et les formations, et peut arrêter un chantier de travaux en hauteur sur-le-champ.
L'assureur de l'entreprise: Il réclame les vérifications et les rapports périodiques dès qu'un sinistre corporel survient.; Le matériel tourne : une reprise retardée sur un chantier bloque le montage promis sur le suivant, et la location court quand même.; Les montages s'enchaînent au printemps avec les façades, et les démontages se bousculent avant les congés d'été.; Chaque coup de vent impose une tournée de contrôle des amarrages sur tous les ouvrages en place, avant toute autre tâche.