Gestionnaire de dossiers pour domaine de chasse et fédération de chasseurs, sur Microsoft 365 ou HubSpot CRM

Gestion du gibier par plan de chasse et schéma départemental, indemnisation des dégâts aux cultures et organisation de journées de chasse sous permis validé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape. Dans HubSpot CRM.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque. Dans HubSpot CRM.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif. Dans HubSpot CRM.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse. Dans Microsoft 365 ou HubSpot CRM.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur domaine de chasse et fédération de chasseurs.

Vocabulaire

Plan de chasse: Le nombre d'animaux à prélever attribué à chaque détenteur, entre un minimum et un maximum, pour la saison.
Bracelet: Le dispositif de marquage posé sur chaque grand gibier prélevé, sur le lieu du tir et avant tout transport.
Schéma départemental de gestion cynégétique: Le document qui fixe pour six ans les règles de sécurité, d'agrainage et de gestion du département.
Unité de gestion: Le regroupement de territoires sur lequel se raisonnent comptages, attributions et dégâts.
Validation du permis: L'acte annuel ou temporaire, délivré par une fédération, sans lequel le permis ne permet pas de chasser.
Dégâts de grand gibier: Les dommages aux cultures causés par sangliers et cervidés, indemnisés par la fédération départementale.

Documents

Demande de plan de chasse: Elle se dépose à la fédération avec le bilan de la saison écoulée du territoire.
Carnet de prélèvement: Il consigne chaque animal prélevé, son bracelet et sa catégorie, et fonde le bilan de réalisation.
Déclaration de dégâts: Elle ouvre le dossier d'indemnisation de l'exploitant et déclenche l'expertise.
Attestation d'assurance chasse: La responsabilité civile chasse que chaque chasseur porte avec son permis et sa validation.

Règles

Personne ne chasse sans permis validé pour la saison et assurance responsabilité civile chasse.

Tout grand gibier prélevé porte son bracelet avant d'être déplacé.

Aucun prélèvement ne dépasse le plan de chasse attribué au territoire.

L'indemnisation des dégâts suit le barème fixé par la commission départementale.

Spécificités

saison cynégétique: La période du 1er juillet au 30 juin sur laquelle se comptent validations, plans et dégâts.
bracelet: L'unité d'attribution et de réalisation du plan de chasse, par espèce et par catégorie.
hectare détruit: L'unité d'évaluation des dégâts aux cultures, valorisée au barème départemental.
Chasseur adhérent: Une validation rapide, un plan de chasse juste et des règles de sécurité claires.
Exploitant agricole: Une expertise rapide et une indemnisation calculée sur un barème connu.
Direction départementale des territoires: Des rapports de saison et de dégâts argumentés avant la commission départementale.
Client d'un domaine de chasse: Une journée organisée, des postes sûrs, un prélèvement conforme à ce qui a été vendu.; Les validations du permis se concentrent avant l'ouverture, à la fin de l'été.; Les demandes de plan de chasse se déposent au printemps avec le bilan de la saison écoulée.; Les dégâts aux cultures culminent aux semis et avant les récoltes, et l'expertise doit suivre dans les délais.; Les battues et journées de chasse se planifient semaine par semaine entre l'ouverture et la fermeture.