Assistant opérations pour domaine de chasse et fédération de chasseurs, sur Microsoft 365 ou HubSpot CRM

Gestion du gibier par plan de chasse et schéma départemental, indemnisation des dégâts aux cultures et organisation de journées de chasse sous permis validé.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes. Dans HubSpot CRM.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges. Dans HubSpot CRM.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation. Dans Microsoft 365.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi. Dans HubSpot CRM.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine. Dans Microsoft 365 ou HubSpot CRM.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur domaine de chasse et fédération de chasseurs.

Vocabulaire

Plan de chasse: Le nombre d'animaux à prélever attribué à chaque détenteur, entre un minimum et un maximum, pour la saison.
Bracelet: Le dispositif de marquage posé sur chaque grand gibier prélevé, sur le lieu du tir et avant tout transport.
Schéma départemental de gestion cynégétique: Le document qui fixe pour six ans les règles de sécurité, d'agrainage et de gestion du département.
Unité de gestion: Le regroupement de territoires sur lequel se raisonnent comptages, attributions et dégâts.
Validation du permis: L'acte annuel ou temporaire, délivré par une fédération, sans lequel le permis ne permet pas de chasser.
Dégâts de grand gibier: Les dommages aux cultures causés par sangliers et cervidés, indemnisés par la fédération départementale.

Documents

Demande de plan de chasse: Elle se dépose à la fédération avec le bilan de la saison écoulée du territoire.
Carnet de prélèvement: Il consigne chaque animal prélevé, son bracelet et sa catégorie, et fonde le bilan de réalisation.
Déclaration de dégâts: Elle ouvre le dossier d'indemnisation de l'exploitant et déclenche l'expertise.
Attestation d'assurance chasse: La responsabilité civile chasse que chaque chasseur porte avec son permis et sa validation.

Règles

Personne ne chasse sans permis validé pour la saison et assurance responsabilité civile chasse.

Tout grand gibier prélevé porte son bracelet avant d'être déplacé.

Aucun prélèvement ne dépasse le plan de chasse attribué au territoire.

L'indemnisation des dégâts suit le barème fixé par la commission départementale.

Spécificités

saison cynégétique: La période du 1er juillet au 30 juin sur laquelle se comptent validations, plans et dégâts.
bracelet: L'unité d'attribution et de réalisation du plan de chasse, par espèce et par catégorie.
hectare détruit: L'unité d'évaluation des dégâts aux cultures, valorisée au barème départemental.
Chasseur adhérent: Une validation rapide, un plan de chasse juste et des règles de sécurité claires.
Exploitant agricole: Une expertise rapide et une indemnisation calculée sur un barème connu.
Direction départementale des territoires: Des rapports de saison et de dégâts argumentés avant la commission départementale.
Client d'un domaine de chasse: Une journée organisée, des postes sûrs, un prélèvement conforme à ce qui a été vendu.; Les validations du permis se concentrent avant l'ouverture, à la fin de l'été.; Les demandes de plan de chasse se déposent au printemps avec le bilan de la saison écoulée.; Les dégâts aux cultures culminent aux semis et avant les récoltes, et l'expertise doit suivre dans les délais.; Les battues et journées de chasse se planifient semaine par semaine entre l'ouverture et la fermeture.