Secrétaire administratif pour défense et armement

Des programmes de dix à trente ans pour un client d'État, sous licence d'exportation et protection du secret : chaque plan, chaque visite et chaque pièce de rechange a son autorisation.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et classer le courrierToutes les trente minutes, lit les nouveaux emails et messages WhatsApp, les classe par catégorie, extrait expéditeur, objet, montant et échéance, et range les pièces jointes dans le dossier correspondant.
Préparer les réponsesPour chaque message qui attend une réponse, rédige un brouillon complet dans le ton de l'entreprise et le dépose pour validation ; envoie après accord.
Tenir l'agenda et rappeler les rendez-vousPropose des créneaux aux demandes de rendez-vous, inscrit les rendez-vous confirmés, envoie un rappel la veille à 18 h aux participants et prévient l'utilisateur des chevauchements.
Relancer les factures impayéesChaque matin, compare les factures émises aux paiements reçus, prépare les relances dues selon le calendrier de relance et les soumet à validation ; la mise en demeure n'est jamais envoyée sans accord.
Rédiger un courrier ou un compte renduSur demande vocale ou écrite, rédige courriers, attestations, convocations, comptes rendus de réunion à partir des notes ou de l'enregistrement fournis, dans le modèle de l'entreprise.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, écrit en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, puis le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur défense et armement.

Vocabulaire

Matériel de guerre: Ce que liste l'arrêté du 27 juin 2012 : sa fabrication, son commerce et son exportation sont soumis à autorisation.
CIEEMG: La commission interministérielle qui instruit les demandes de licence d'exportation des matériels de guerre.
Habilitation: L'autorisation d'accéder à un niveau de classification, toujours liée au besoin d'en connaître.
MCO: Le maintien en condition opérationnelle, qui fait vivre le système chez le client pendant toute sa durée de service.
Soutien logistique intégré: La discipline qui prépare dès la conception rechanges, maintenance, documentation et formation.
Revue de jalon: Le passage contractuel où le client, souvent la DGA, accepte une étape du programme et ses livrables.
ITAR: La réglementation américaine qui suit un composant de défense d'origine américaine jusque dans le produit fini.

Documents

Licence d'exportation: Elle autorise une opération précise et en fixe les conditions de quantité, de valeur et de destinataire.
Plan de contrôle de sécurité: Il décrit comment l'entreprise protège les informations classifiées d'un contrat.
Certificat d'utilisateur final: Il engage le client étranger sur l'usage et la non-réexportation du matériel.
Spécification technique de besoin: Elle fixe ce que le système doit faire et sert de référence à chaque revue.
Dossier de définition: Il fige la configuration livrée, base du soutien et de toute modification.

Règles

Aucune exportation de matériel, de donnée technique ou de prestation sans licence qui la couvre.

Aucun accès à une information classifiée sans habilitation et besoin d'en connaître.

Toute modification de configuration se juge sur ses effets en sécurité, en soutien et en exportation.

Les livrables contractuels ne partent au client qu'après revue interne tracée.

Spécificités

Programme: L'unité de pilotage : un système, un client, un contrat et un calendrier de jalons sur des années.
Taux de disponibilité: La part du temps où le système est apte à la mission, souvent contractuelle en MCO.
Niveau de classification: Diffusion restreinte, secret ou très secret, qui fixe les règles de manipulation.
La Direction générale de l'armement: Elle pilote les programmes nationaux, relit chaque livrable et prononce les acceptations.
Les clients export et leurs marines ou armées: Ils attendent offset, transfert de compétences et soutien sur toute la durée de service.
La DRSD: Elle inspecte la protection du secret et des sites, et ses observations s'appliquent.
Le service des biens à double usage et les douanes: Ils contrôlent licences, classements et exportations réalisées.
Les sous-traitants et équipementiers: Ils doivent être habilités, couverts par les licences et tenus par les clauses du contrat.; Les programmes avancent de jalon en jalon, chaque revue client conditionnant le paiement suivant.; Les comptes rendus d'exportation se déclarent chaque semestre à l'administration.; Les habilitations se renouvellent à échéance et s'instruisent plusieurs mois avant l'affectation.; Le MCO suit un rythme d'arrêts techniques fixés par le client et ses bases.