Agent de back-office pour crématorium et gestion des cimetières, sur EBP Gestion Commerciale

Concessions à durée fixe, registres sans rature, crémations sous autorisation du maire et cendres suivies jusqu'à leur destination, avec les marbriers qui posent et entretiennent les monuments.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les dossiers entrantsInscrire dans la file chaque dossier reçu avec sa date d'arrivée, son service d'origine et l'objet demandé, avant tout traitement, pour qu'aucun dossier ne circule hors du suivi.
Contrôler les pièces du dossierVérifier pour chaque dossier que les pièces attendues sont présentes, lisibles et au nom du bon tiers, et relever les informations contradictoires d'une pièce à l'autre sans les trancher.
Saisir les dossiers completsReporter dans l'outil de gestion les données lues sur les pièces, sans jamais compléter de mémoire une case absente, et laisser en attente tout dossier auquel il manque une information. Dans EBP Gestion Commerciale.
Émettre et suivre les rejetsÉcrire pour chaque dossier incomplet le manque constaté, la pièce en cause et le service destinataire, puis suivre le retour et relancer ce qui ne revient pas.
Tenir les référentiels de tiersCréer les tiers absents à partir des pièces et signaler les doublons possibles en citant les deux fiches et ce qui les distingue, sans jamais fusionner ni modifier une fiche existante. Dans EBP Gestion Commerciale.
Rendre l'état de la fileDonner chaque soir les entrées, les dossiers traités, ceux en attente avec leur ancienneté et les rejets ouverts, en nommant tout dossier bloqué depuis plus de cinq jours ouvrés.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur crématorium et gestion des cimetières.

Vocabulaire

Concession funéraire: Emplacement concédé pour une durée fixée par délibération ; l'acte nomme son titulaire.
Reprise de concession: Procédure par laquelle la commune reprend un emplacement échu ou en état d'abandon, étape par étape.
Jardin du souvenir: Espace de dispersion des cendres dans un cimetière ou un site cinéraire.
Columbarium: Ouvrage qui accueille les urnes dans des cases concédées.
Autorisation de crémation: Délivrée par le maire au vu des pièces exigées ; sans elle, aucune crémation.
Monument funéraire: Ouvrage posé par un marbrier sur la sépulture, après déclaration de travaux au cimetière.

Documents

Acte de concession: Il fixe titulaire, emplacement, durée et tarif de la concession.
Registre des inhumations: Il trace chaque inhumation, exhumation et dépôt d'urne avec date et emplacement.
Registre des crémations: Il trace chaque crémation réalisée et la destination déclarée des cendres.
Devis de marbrerie: Il chiffre monument, gravure et pose, et se signe avant la commande à l'atelier.

Règles

Aucune inhumation, exhumation, crémation ou dispersion sans l'autorisation du maire.

Aucune reprise d'emplacement sans procédure complète et pièces conservées.

Les registres ne se raturent pas : une erreur se corrige par une mention datée.

Spécificités

emplacement: L'unité du plan du cimetière et des concessions.
crémation: L'unité du planning et de la facturation du crématorium.
Familles: Attendent respect, explications claires et des dates tenues.
Opérateurs funéraires habilités: Attendent des créneaux confirmés et des contrôles de dossier rapides.
Maire et services municipaux: Délivrent les autorisations et votent tarifs et reprises.
Marbriers: Attendent les autorisations de travaux et l'accès aux sépultures.; Les opérations funéraires se calent en quelques jours entre autorisations, opérateurs et créneaux.; Les échéances de concessions se suivent chaque mois et les reprises s'étalent sur plusieurs années.; La Toussaint concentre les travaux de marbrerie et l'affluence des familles.