Gestionnaire dossiers salariés pour coopérative agricole, sur Microsoft 365

Entreprise détenue par ses agriculteurs associés : elle collecte leurs récoltes, leur vend les intrants, les conseille et redistribue son résultat selon l'activité de chacun.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Classer les pièces reçuesRanger chaque document reçu dans le dossier du salarié concerné et à sa rubrique, avec sa date de réception et sa date de fin de validité lorsqu'il en a une, puis retirer toute copie restée ailleurs. Dans Microsoft 365.
Lister les pièces manquantesÉtablir par salarié la liste de ce qui manque en distinguant l'exigible de l'utile, sans jamais y inscrire un document qui n'est pas légalement réclamable. Dans Microsoft 365.
Relancer les salariés concernésPréparer une relance par personne nommant les pièces attendues et la raison pour laquelle elles le sont, laissée en brouillon au responsable RH qui l'envoie.
Surveiller les validitésSignaler assez tôt les titres, habilitations, permis et visites médicales dont la validité approche de son terme, et remonter au responsable les cas déjà dépassés sans agir dessus. Dans Microsoft 365.
Préparer la purge des pièces échuesComparer chaque pièce à sa durée de conservation, préparer la suppression de celles qui l'ont atteinte et signaler les documents présents dans un dossier sans raison d'y être. Dans Microsoft 365.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur coopérative agricole.

Vocabulaire

Associé coopérateur: L'agriculteur adhérent, à la fois propriétaire de la coopérative par ses parts sociales et client ou fournisseur engagé.
Engagement d'activité: L'obligation statutaire de livrer sa récolte ou d'acheter ses intrants à la coopérative pendant une durée fixée.
Prix d'acompte: Le prix versé à la livraison des grains, complété au solde quand la campagne de commercialisation est close.
Ristourne: La part du résultat redistribuée aux associés au prorata de leurs opérations, après vote de l'assemblée générale.
Technicien de culture: Le technico-commercial qui suit les adhérents en plaine, vend les intrants et recueille les engagements de collecte.
Séparation vente-conseil: La règle qui interdit depuis 2021 à une structure vendant des produits phytopharmaceutiques d'en prescrire l'emploi.

Documents

Statuts et règlement intérieur: Ils fixent l'engagement des associés, sa durée, les conditions de retrait et le fonctionnement des assemblées.
Bon d'apport: Le constat de livraison de la récolte avec poids et analyses, base de l'acompte et du solde versés à l'associé.
Document récapitulatif de l'associé: Le document annuel exigé par le Code rural qui rappelle à chaque associé son engagement, son capital et sa durée.
Contrat de collecte: Le choix de l'associé entre prix ferme, prix moyen ou prix de campagne pour tout ou partie de sa récolte.
Registre phytosanitaire de vente: Le relevé des produits phytopharmaceutiques vendus, avec le certificat de chaque acheteur, contrôlé par l'État.

Règles

Aucun produit phytopharmaceutique ne se vend sans vérifier le certificat individuel de l'acheteur.

Une coopérative qui vend des produits phytopharmaceutiques n'en prescrit pas l'emploi : le conseil est séparé de la vente.

Aucune admission, aucun retrait ni remboursement de parts ne se décide hors du conseil d'administration et des statuts.

Les ristournes ne se versent qu'après le vote de l'assemblée générale.

Spécificités

tonne: L'unité de la collecte, du stockage et du paiement des grains livrés par les associés.
part sociale: L'unité du capital souscrit par l'associé, proportionnelle à son activité avec la coopérative.
campagne: L'année de commercialisation, qui ne suit pas l'année civile : tout se compte et se solde par campagne.
Associé coopérateur: Un acompte versé sans attendre, un conseil juste en plaine et une voix entendue en assemblée de section.
Conseil d'administration: Des dossiers d'adhésion et de retrait instruits, une position de marché claire et des comptes par activité.
Meunier, fabricant d'aliments ou exportateur: Des lots conformes au contrat, livrés aux dates prévues avec leurs certificats d'analyse.
Administration et organismes de contrôle: Un registre phytosanitaire tenu, des certificats vérifiés et un silo conforme aux règles des installations classées.; La moisson concentre en quelques semaines d'été l'essentiel des apports de l'année au silo.; Les commandes de semences et d'engrais se prennent à l'automne et à la sortie de l'hiver, avant les travaux.; Les assemblées de section précèdent l'assemblée générale qui approuve les comptes et vote les ristournes.; Les prix des contrats de collecte se publient chaque semaine selon les cours du marché à terme.