Gestionnaire de notes de frais pour contrôle technique construction

Avis techniques sur ouvrages en cours, avec agrément d'État et obligation d'indépendance vis-à-vis des entreprises.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur contrôle technique construction.

Mission L: Le contrôle de la solidité des ouvrages : c'est la mission de base, celle qui est presque toujours au contrat.
Mission S: Le contrôle de la sécurité des personnes dans la construction, exigé dès qu'un établissement reçoit du public.
Mission PS: Le contrôle de la tenue au séisme, dû selon la zone de sismicité et la catégorie d'importance du bâtiment.
Mission HAND: La vérification des exigences d'accessibilité aux personnes handicapées, des cheminements jusqu'aux sanitaires.
RICT: Le rapport initial de contrôle technique : les avis rendus sur les documents de conception, avant que le chantier démarre.
RFCT: Le rapport final de contrôle technique, qui récapitule en fin de travaux les avis et ce qui a été levé ou non.
Avis suspendu: Un avis en attente d'une pièce ou d'une justification : ce n'est pas un refus, mais il bloque tant qu'il n'est pas levé.
Agrément: L'autorisation d'État sans laquelle un bureau ne peut pas exercer le contrôle technique, accordée par mission.

Rapport initial de contrôle technique: Il porte les avis sur les plans et les notes de calcul ; un avis défavorable qui y figure doit être levé avant exécution.
Rapport final de contrôle technique: Remis à la réception, il récapitule les avis et sert de pièce au dossier d'assurance dommages-ouvrage.
Lettre de mission: Elle liste les missions confiées par sigle et fixe le périmètre exact : ce qui n'y est pas n'est pas contrôlé.
Fiche de visite de chantier: Elle date un constat sur l'ouvrage en cours et reste la trace de ce qui a été vu à ce moment-là.

Le contrôle technique est incompatible avec la conception, l'exécution et l'expertise du même ouvrage : aucune solution technique n'est proposée.

Un avis se rend sur pièces datées et identifiées : sans l'indice du document examiné, l'avis ne vaut rien et ne s'écrit pas.

Seules les missions inscrites à la lettre de mission sont contrôlées ; le reste se signale au maître d'ouvrage sans être traité.

Un avis défavorable ne se transforme jamais en avis favorable sous la pression du planning : il se lève sur justification ou il reste.

Avis rendus: Le volume de travail réel d'un dossier se compte en avis, pas en mètres carrés de plancher.
Avis défavorables non levés: L'indicateur qui décide si la réception peut se tenir ou doit être repoussée.
Visites de chantier: Le nombre de passages prévus au contrat, à tenir même quand le planning travaux glisse.
Le maître d'ouvrage: Il paie la mission et veut savoir si sa réception tiendra ; il attend une réponse claire, pas une réserve de plus.
Le maître d'œuvre: Il transmet les documents à examiner et veut les avis assez tôt pour corriger avant de lancer la commande.
Les entreprises du chantier: Elles apportent les justifications demandées ; c'est d'elles que dépend la levée d'un avis suspendu.
L'assureur dommages-ouvrage: Il réclame les rapports au dossier ; leur absence ou leurs réserves pèsent sur la couverture du chantier.; Le dossier suit le chantier : avis sur la conception d'abord, visites pendant les travaux, rapport final à la réception.; Les demandes d'avis arrivent par vagues quand une entreprise transmet ses plans d'exécution, souvent toutes en même temps.; La réception est une date fixe et publique : tout ce qui n'est pas levé avant se voit et se paie en retard de livraison.