Gestionnaire documentaire pour centre de ressources biologiques et biobanque

Collections d'échantillons humains, de microorganismes, de virus ou de semences conservées au froid pour la recherche : traçabilité de chaque échantillon, consentement ou origine légale, et cession encadrée par accord de transfert.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Tenir le référentiel des famillesMaintenir pour chaque famille documentaire la version qui fait foi, la durée de conservation fixée, son motif et le cercle des lecteurs autorisés, en marquant comme non fixées les familles dont la durée n'a pas été arrêtée.
Repérer les versions concurrentesDétecter les documents dont plusieurs versions coexistent sans qu'une soit identifiable comme la version de référence, et les lister avec leur emplacement et leur famille pour que le responsable désigne celle qui fait foi.
Contrôler les droits d'accès réelsComparer les personnes qui accèdent effectivement à chaque famille au cercle prévu par le référentiel et signaler au responsable du document tout accès qui le dépasse, sans modifier aucun droit.
Proposer les destructions échuesÉtablir la liste des documents dont la durée de conservation est dépassée, avec famille, date d'échéance et emplacement, et la soumettre au responsable sans jamais supprimer quoi que ce soit.
Consigner les destructions validéesInscrire au registre chaque destruction exécutée après validation, avec la date, la famille, le nom du validateur et la règle invoquée, dans un document qui ne s'efface ni ne se réécrit.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur centre de ressources biologiques et biobanque.

Vocabulaire

Accession: Une entrée de collection, échantillon ou lot de semences, avec son identifiant et ses données d'origine.
Aliquote: Une fraction d'échantillon répartie en tubes pour éviter les congélations et décongélations répétées.
Données passeport: Les données d'origine d'une accession végétale : taxon, lieu et date de collecte, collecteur, statut.
Accord de transfert de matériel: Le contrat qui fixe l'usage autorisé, la propriété et la publication d'un échantillon cédé.
Pseudonymisation: Le remplacement de l'identité du donneur par un code ; la table de correspondance est gardée à part.
Faculté germinative: La part de semences qui germent au test ; sous le seuil fixé, l'accession doit être régénérée.
Accès et partage des avantages: Les obligations nées du protocole de Nagoya pour utiliser une ressource génétique d'un autre pays.

Documents

Registre des collections: Il liste les échantillons ou accessions, leur origine, leurs aliquotes et leur position exacte.
Consentement ou non-opposition: Il fixe pour les échantillons humains les usages permis par le donneur.
Déclaration de collection: La déclaration ou autorisation ministérielle d'une collection d'échantillons humains.
Dossier de demande de cession: Il présente le projet, le demandeur et les échantillons demandés au comité scientifique.
Relevé des enceintes de conservation: Il trace températures et alarmes des congélateurs, cuves d'azote ou chambres froides.

Règles

Aucun échantillon n'est cédé sans décision du comité scientifique et accord de transfert signé.

La pseudonymisation des donneurs n'est jamais levée par la biobanque et la table reste séparée.

Un échantillon sans consentement ou sans origine légale tracée est bloqué pour tout usage.

La dernière réserve d'une accession et son double de sécurité ne se distribuent jamais.

Spécificités

Échantillons ou accessions: L'unité de la collection, comptée avec ses aliquotes et ses doubles de sécurité.
Degrés Celsius: La température de conservation (-80 °C, azote, -18 °C pour les semences), surveillée en continu.
Taux de germination: Le résultat du test de viabilité des semences, qui décide de la régénération.
Les chercheurs demandeurs: Ils attendent des échantillons exploitables, bien documentés et cédés dans un délai raisonnable.
Les donneurs ou les pays d'origine: Ils ont consenti ou fixé des conditions d'usage que la collection doit respecter.
Le ministère et le comité d'éthique: Ils autorisent les collections d'échantillons humains et encadrent leur usage.
Le certificateur NF S96-900: Il vérifie la démarche qualité du centre de ressources biologiques.; Les dépôts d'échantillons arrivent chaque jour des services cliniques ou des équipes de prospection.; Les relevés de température se lisent chaque matin et toute alarme se traite et se consigne aussitôt.; L'inventaire se rapproche chaque mois des positions physiques réelles dans les enceintes.; Les tests de germination reviennent selon l'âge et l'espèce, et les régénérations suivent les saisons.