Gestionnaire de dossiers pour centre de ressources biologiques et biobanque

Collections d'échantillons humains, de microorganismes, de virus ou de semences conservées au froid pour la recherche : traçabilité de chaque échantillon, consentement ou origine légale, et cession encadrée par accord de transfert.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Ouvrir les nouveaux dossiersÀ la réception d'un nouvel email ou d'une nouvelle entrée CRM, crée un dossier, identifie l'étape du parcours et liste les informations et pièces attendues à cette étape.
Vérifier la complétude des dossiers actifsChaque matin, parcourt les dossiers actifs, compare les pièces reçues à la checklist attendue pour l'étape en cours et signale ce qui manque.
Relancer les pièces manquantesPrépare une relance courtoise pour chaque pièce ou information manquante identifiée, adressée au bon interlocuteur, et la soumet à validation avant envoi.
Mettre à jour le CRMToutes les heures, reporte dans le CRM les informations nouvelles reçues par email ou par conversation, en consignant chaque changement de statut avec sa date et son motif.
Suivre les échéances de dossierChaque matin, vérifie l'agenda pour les échéances liées à un dossier et envoie un rappel suffisamment tôt pour qu'aucun délai ne soit dépassé.
Produire le reporting d'activitéChaque soir, compile le nombre de dossiers actifs, le taux de retard, le délai moyen de traitement et la complétude documentaire dans un tableau de synthèse.
Rédiger une synthèse ou un courrier de dossierSur demande vocale ou écrite, rédige une synthèse de dossier, un compte rendu ou un courrier de suivi à partir des informations consignées, dans le modèle de l'entreprise.

Le savoir de votre activité qu'il reçoit

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur centre de ressources biologiques et biobanque.

Vocabulaire

Accession: Une entrée de collection, échantillon ou lot de semences, avec son identifiant et ses données d'origine.
Aliquote: Une fraction d'échantillon répartie en tubes pour éviter les congélations et décongélations répétées.
Données passeport: Les données d'origine d'une accession végétale : taxon, lieu et date de collecte, collecteur, statut.
Accord de transfert de matériel: Le contrat qui fixe l'usage autorisé, la propriété et la publication d'un échantillon cédé.
Pseudonymisation: Le remplacement de l'identité du donneur par un code ; la table de correspondance est gardée à part.
Faculté germinative: La part de semences qui germent au test ; sous le seuil fixé, l'accession doit être régénérée.
Accès et partage des avantages: Les obligations nées du protocole de Nagoya pour utiliser une ressource génétique d'un autre pays.

Documents

Registre des collections: Il liste les échantillons ou accessions, leur origine, leurs aliquotes et leur position exacte.
Consentement ou non-opposition: Il fixe pour les échantillons humains les usages permis par le donneur.
Déclaration de collection: La déclaration ou autorisation ministérielle d'une collection d'échantillons humains.
Dossier de demande de cession: Il présente le projet, le demandeur et les échantillons demandés au comité scientifique.
Relevé des enceintes de conservation: Il trace températures et alarmes des congélateurs, cuves d'azote ou chambres froides.

Règles

Aucun échantillon n'est cédé sans décision du comité scientifique et accord de transfert signé.

La pseudonymisation des donneurs n'est jamais levée par la biobanque et la table reste séparée.

Un échantillon sans consentement ou sans origine légale tracée est bloqué pour tout usage.

La dernière réserve d'une accession et son double de sécurité ne se distribuent jamais.

Spécificités

Échantillons ou accessions: L'unité de la collection, comptée avec ses aliquotes et ses doubles de sécurité.
Degrés Celsius: La température de conservation (-80 °C, azote, -18 °C pour les semences), surveillée en continu.
Taux de germination: Le résultat du test de viabilité des semences, qui décide de la régénération.
Les chercheurs demandeurs: Ils attendent des échantillons exploitables, bien documentés et cédés dans un délai raisonnable.
Les donneurs ou les pays d'origine: Ils ont consenti ou fixé des conditions d'usage que la collection doit respecter.
Le ministère et le comité d'éthique: Ils autorisent les collections d'échantillons humains et encadrent leur usage.
Le certificateur NF S96-900: Il vérifie la démarche qualité du centre de ressources biologiques.; Les dépôts d'échantillons arrivent chaque jour des services cliniques ou des équipes de prospection.; Les relevés de température se lisent chaque matin et toute alarme se traite et se consigne aussitôt.; L'inventaire se rapproche chaque mois des positions physiques réelles dans les enceintes.; Les tests de germination reviennent selon l'âge et l'espèce, et les régénérations suivent les saisons.