Gestionnaire de notes de frais pour carrière et granulats

Un site d'extraction classé, borné par son arrêté préfectoral : tonnage annuel, tirs encadrés, pont-bascule et remise en état à mesure qu'on avance.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Contrôler les justificatifsVérifier ligne par ligne que le justificatif est joint, lisible, du montant déclaré et daté dans la période, et bloquer la seule ligne en défaut.
Confronter les dépenses à la politiqueComparer chaque ligne aux plafonds et règles de l'entreprise et écrire l'écart en citant la règle, le montant attendu et le montant déclaré, sans commenter la personne.
Identifier la TVA récupérableDistinguer la TVA récupérable de celle qui ne l'est pas selon la nature de la dépense, sans la reconstituer quand le justificatif ne la mentionne pas.
Chercher les doublons de fraisComparer chaque ligne à l'historique par montant, date et établissement, et suspendre celles qui correspondent à une dépense déjà remboursée.
Préparer les remboursementsPrésenter au responsable les lignes validées, les lignes bloquées avec leur motif et les écarts avec leur montant, sans décider ni déclencher aucun paiement.
Rendre l'état mensuel des fraisDonner les montants par catégorie, les écarts constatés, les lignes en attente de justificatif et le délai moyen de remboursement.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur carrière et granulats.

Arrêté préfectoral d'autorisation: Il fixe le périmètre, la cote limite, le tonnage annuel, les horaires et la remise en état : tout le site s'y rapporte.
Découverte: Les terres et stériles enlevés pour atteindre le gisement ; leur volume pèse sur le prix de revient avant toute vente.
Plan de tir: Le schéma des trous, la charge et la séquence de mise à feu, établi par le boutefeu et soumis aux seuils de vibrations.
Front de taille: La paroi exploitée ; son levé géologique dit si le matériau ira au béton, à la route ou au stérile.
Garanties financières: Le montant que l'exploitant immobilise pour garantir la remise en état ; il se recalcule par phase d'exploitation.
Ticket de pesée: Le document du pont-bascule qui fonde la facture, la statistique et la preuve de la charge du camion.
Remise en état: Le réaménagement prescrit du site, conduit au fil de l'extraction et non à la fermeture.

Arrêté préfectoral d'autorisation: Il borne tout ce que le site a le droit de faire et se relit avant chaque changement de méthode ou de phase.
Document de sécurité et de santé: Exigé par le règlement général des industries extractives, il porte les risques et les consignes du site.
Registre des tirs: Il trace chaque tir avec sa charge et ses mesures de vibrations, pièce clé face à l'inspection et aux riverains.
Fiche technique produit: Elle engage la carrière sur la granulométrie et les caractéristiques de chaque produit vendu.
Registre des déchets inertes: Il trace chaque apport de terres et gravats reçu pour le remblaiement, avec son acceptation préalable.

Le tonnage annuel, les horaires et les seuils de l'arrêté préfectoral ne se dépassent pas, même pour honorer une commande.

Aucun tir sans plan de tir, créneau autorisé et avis aux riverains, et chaque tir se mesure et s'inscrit au registre.

Un ticket de pesée ne se réécrit pas : une erreur se corrige par un avoir tracé.

Aucun déchet inerte n'entre sans acceptation préalable ni inscription au registre.

Tonne: L'unité de production, de vente et de facturation, mesurée au pont-bascule.
Tonnage annuel autorisé: Le plafond de l'arrêté, suivi au cumul mensuel pour ne pas le dépasser en fin d'année.
Ratio de découverte: Les stériles enlevés par tonne vendable, qui dit si une zone du gisement est rentable.
L'inspection des installations classées: Elle contrôle le respect de l'arrêté et ses observations sont contraignantes, avec mise en demeure à la clé.
Les riverains et les mairies: Ils attendent l'avis avant chaque tir et les résultats de mesures ; un chiffre absent devient un soupçon.
Les propriétaires fonciers: Ils ont signé des contrats de fortage et suivent l'avancement et les indemnités convenues.
Les transporteurs: Ils veulent un créneau, un produit prêt et un ticket juste ; une file au portail leur coûte la journée.
Les clients du BTP et des centrales à béton: Ils commandent la veille pour le lendemain et refusent un produit hors fiche technique.; Les ventes suivent la saison des chantiers : on produit et on stocke l'hiver ce que le printemps viendra enlever.; Les tirs se font dans les créneaux autorisés, après avis aux riverains, et se mesurent à chaque fois.; Le tonnage cumulé se compare chaque mois au plafond annuel de l'arrêté préfectoral.; La remise en état avance par phases, qui libèrent les garanties financières au fur et à mesure.