Gestionnaire de courrier pour audioprothèse

Appareillage prescrit avec période d'essai, suivi obligatoire pendant des années et remboursement encadré.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Enregistrer les arrivéesInscrire au registre chaque courrier arrivé avec sa date de réception réelle, son expéditeur, sa nature, son destinataire interne et sa référence, en signalant tout écart entre la date d'arrivée et celle du traitement.
Isoler les courriers à délaiRepérer les recommandés, les accusés de réception et les courriers ouvrant un temps de réponse, calculer leur date limite depuis la réception et les porter au suivi des délais avec leur preuve.
Orienter vers le bon destinataireTransmettre chaque courrier à la personne compétente selon le plan d'orientation, adresser au responsable administratif ce qui ne s'oriente pas avec certitude, et remonter le jour même les expéditeurs sensibles.
Préparer les courriers sortantsComposer le pli demandé, assembler les pièces annoncées et vérifier que chacune est présente, puis le soumettre au responsable qui relit et expédie lui-même.
Tenir le registre des départsInscrire chaque courrier expédié avec sa date d'envoi, son destinataire, son objet, son mode d'envoi et la preuve associée, et classer cette preuve avec l'entrée correspondante.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur audioprothèse.

Prescription médicale: L'ordonnance préalable obligatoire ; aucun appareillage ne se vend sans elle, quel que soit le besoin exprimé.
Audiogramme: La mesure de l'audition qui sert de base au choix et au réglage de l'appareil.
Période d'essai: La durée pendant laquelle le patient teste l'appareil avant tout engagement d'achat, obligatoire et gratuite.
Embout: La pièce sur mesure qui adapte l'appareil à l'oreille du patient ; son confort décide de l'observance.
Réglage: L'ajustement progressif de l'appareil au fil des semaines, qui fait toute la différence de résultat.
Suivi obligatoire: Les contrôles réguliers inclus dans le prix pendant toute la durée de vie de l'appareil.
Classe sans reste à charge: L'offre intégralement prise en charge, à proposer systématiquement au patient.
Observance: L'usage réel de l'appareil par le patient, très inférieur à ce qu'il déclare si le réglage ne suit pas.

Prescription médicale: Elle conditionne l'appareillage et sa prise en charge ; sans elle, rien ne se vend ni ne se rembourse.
Devis normalisé: Remis avant la vente, il sépare appareil et prestations de suivi et affiche les prises en charge.
Compte rendu d'adaptation: Il consigne les réglages et les mesures à chaque visite, et suit le patient pendant des années.
Attestation d'essai: Elle date le début et la fin de la période d'essai, préalable obligatoire à tout engagement d'achat.

Aucun appareillage sans prescription médicale préalable : le besoin exprimé par le patient ne remplace jamais l'ordonnance.

La période d'essai se propose et se respecte intégralement avant tout engagement d'achat, sans pression de signature.

Le devis normalisé et l'offre sans reste à charge se présentent au patient avant toute décision.

Le suivi inclus se tient réellement : l'omettre revient à facturer une prestation qui n'a pas été rendue.

Appareils délivrés: L'unité d'activité, presque toujours par paire et toujours accompagnée de son suivi.
Visites de suivi par an: Le nombre de contrôles inclus, obligation réglementaire autant qu'élément de qualité.
Taux d'observance: La part de patients portant réellement leur appareil, meilleur indicateur du travail d'adaptation.
Le patient: Il est souvent âgé, accompagné, et a besoin de temps et de répétition plus que d'arguments techniques.
Le médecin ORL prescripteur: Il prescrit et suit médicalement ; la relation avec lui conditionne le flux de patients.
L'aidant familial: Il accompagne et décide parfois à la place du patient ; l'informer évite l'abandon de l'appareil.
L'assurance maladie et la mutuelle: Elles encadrent les prises en charge et les conditions de renouvellement.; L'adaptation s'étale sur plusieurs semaines de rendez-vous rapprochés, avant que l'appareil soit vraiment accepté.; Le suivi revient chaque année pendant toute la vie de l'appareil, et remplit l'agenda bien après la vente.; Les délais de rendez-vous chez les médecins prescripteurs rythment l'arrivée de nouveaux patients.