Assistant opérations pour architecture

Missions par phases jusqu'à la réception, autorisations d'urbanisme et responsabilité décennale.

Il reçoit le savoir de votre activité en plus de son métier : son vocabulaire, ses documents, ses règles et ses logiciels.

Ce qu'il fait chaque jour

Relever et qualifier les demandes entrantesToutes les trente minutes, lit les nouvelles demandes (email, formulaire, veille navigateur) et les qualifie selon les critères fixés par l'utilisateur, en notant priorité, urgence et pièces manquantes.
Mettre à jour le CRMAprès chaque qualification ou action, met à jour le statut, la prochaine action et l'échéance du dossier dans le CRM, et journalise l'historique des échanges.
Préparer les actions d'exécutionPour chaque dossier qualifié comme prioritaire, prépare le brouillon de réponse ou le dossier à instruire (pièces à rassembler, documents à compléter) et le dépose pour validation.
Relancer les dossiers en attenteChaque matin, repère les dossiers sans réponse depuis le délai fixé, prépare la relance adaptée au nombre de rappels déjà envoyés et la soumet à validation avant envoi.
Veille des opportunitésDeux fois par jour, consulte les sites et pages que l'utilisateur a désignés pour repérer de nouvelles opportunités ou appels, et les ajoute au pipeline en attente de qualification.
Rapport d'activité hebdomadaireChaque vendredi, rédige un rapport clair sur les volumes traités, les dossiers en attente, les dossiers bloqués et leur raison, à partir du CRM et du journal de la semaine.
Compte rendu du soirÀ 18 h 30, résume en trois lignes ce qui a été fait, ce qui attend une décision et ce qui bloque, et le lit à voix haute si l'utilisateur est présent.

Ce que connaît, en plus de son métier, un collaborateur réglé sur architecture.

Esquisse: La première traduction du programme en volumes ; elle se vend, elle ne s'offre pas en compétition gratuite.
Avant-projet: La phase où le projet se fige en plans et en budget, sommaire puis définitif, avant le dépôt du permis.
Projet: Les plans qui permettent de consulter les entreprises ; c'est là que le niveau de détail devient contractuel.
Direction de l'exécution: Le suivi du chantier au nom du maître d'ouvrage, phase la plus longue et la plus consommatrice de temps.
Réception: L'acte qui clôt le chantier avec ou sans réserves, et fait partir les garanties légales.
Permis de construire: L'autorisation instruite par la commune, dont le délai et le recours des tiers commandent tout le calendrier.
Assurance décennale: La couverture obligatoire de l'architecte ; travailler sans attestation à jour est une faute grave.
Droit d'auteur: Le droit de l'architecte sur son œuvre, qui encadre les modifications du bâtiment et sa reproduction.

Contrat de maîtrise d'œuvre: Il liste les phases confiées, les honoraires et leur mode de calcul ; ce qui n'y figure pas est un avenant.
Dossier de permis de construire: Pièces graphiques et notices réglementaires, dont l'incomplétude suspend le délai d'instruction.
Compte rendu de chantier: Établi à chaque réunion, il date les décisions et les retards, et fait foi quand le chantier dérape.
Procès-verbal de réception: Il liste les réserves, fixe la date de départ des garanties et conditionne les paiements finaux.

Aucune mission n'est exercée sans attestation d'assurance décennale valide à la date d'ouverture du chantier.

Ce qui n'est pas au contrat de maîtrise d'œuvre fait l'objet d'un avenant chiffré, et non d'une extension tacite de mission.

Aucune variante d'entreprise n'est acceptée sans écrit du maître d'ouvrage : l'accord verbal en réunion ne protège personne.

Les comptes rendus de chantier se diffusent à tous après chaque réunion : un retard non écrit devient celui de l'architecte.

Pourcentage du montant des travaux: Le mode d'honoraires le plus courant, qui lie la rémunération au budget et non au temps passé.
Heures par phase: La mesure réelle de la charge, qui révèle presque toujours que le suivi de chantier est sous-évalué.
Mois d'instruction: Le délai du permis, hors délai de recours des tiers, que le client oublie systématiquement.
Le maître d'ouvrage: Il finance et arbitre, et fait évoluer son programme en cours de route sans mesurer ce que cela reprend.
Le service instructeur de la commune: Il demande des pièces complémentaires et suspend le délai ; sa lecture du règlement prime sur l'intention.
Les bureaux d'études techniques: Structure, fluides et thermique fournissent ce que l'architecte coordonne mais ne calcule pas lui-même.
Les entreprises du chantier: Elles exécutent et proposent des variantes ; accepter une variante sans écrit engage l'architecte.; Un projet se compte en années : études, permis, consultation des entreprises, chantier, puis réception et garanties.; Le suivi de chantier impose des réunions à date fixe pendant des mois, quelle que soit la charge des autres projets.; Les délais d'instruction et de recours sont incompressibles et échappent totalement à l'agence comme au client.